Aplikasi Google Workspace
Ringkasan Eksekutif
Panduan ini menawarkan lima rekomendasi utama Google untuk migrasi ke Google Workspace. Panduan ini menguraikan alat, sumber daya, dan dukungan yang terbukti, selain cerita dari pelanggan yang telah berhasil bermigrasi. Bagi kepala petugas informasi (CIO) yang mencari solusi produktivitas dan kolaborasi modern, Google Workspace menawarkan alternatif yang menarik untuk alat lama bagi bisnis perusahaan. Dipercaya oleh 10 juta pelanggan dan 3 miliar pengguna di seluruh dunia, Google Workspace menyediakan lingkungan yang familier, modern, dan intuitif bagi organisasi untuk komunikasi, file manajemen, pembuatan dokumen bersama, dan banyak lagi.
Mengapa Google
Ruang kerja? Ringkasan singkat
Google Workspace dapat membantu organisasi dari semua ukuran dan di hampir setiap industri meningkatkan keamanan, produktivitas, dan kolaborasi. Dengan fitur keamanan bertenaga AI dan arsitektur berbasis cloud dan zero-trust, bisnis mengandalkan Workspace untuk melindungi data mereka yang paling sensitif. Kecerdasan buatan (AI) yang tertanam di seluruh rangkaian produktivitas dapat membantu organisasi menghemat waktu dan meningkatkan kualitas kerja.
Dengan menggunakan Google Workspace dengan Gemini, bisnis dari semua ukuran menerapkan AI dalam skala besar dengan aman. Menurut studi terbaru kami tentang pelanggan perusahaan yang menggunakan Gemini, pengguna menghemat rata-rata 105 menit per minggu, dan 75% pengguna harian mengatakan bahwa hal itu meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Organisasi bermigrasi ke Workspace untuk memanfaatkan peluang modernisasi TI dan budaya, untuk menyederhanakan alur kerja guna pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan untuk membantu menghilangkan hambatan melalui kolaborasi yang lancar.
Bab 1
Lima rekomendasi utama untuk migrasi lancar ke Google Workspace
Migrasi ke teknologi apa pun merupakan proses yang memiliki banyak sisi, tetapi tidak harus menakutkan. Organisasi dari seluruh dunia memilih untuk bermigrasi ke Workspace setiap tahun. Migrasi yang berhasil memerlukan pendekatan strategis yang memprioritaskan pemahaman lingkungan teknologi dan data sumber, meminimalkan potensi risiko, dan mengakui bahwa manajemen perubahan bagi karyawan merupakan komponen penting untuk mencapai keberhasilan.
Setiap perjalanan migrasi akan bersifat unik, dan jangka waktunya akan bervariasi tergantung pada volume dan kompleksitas data organisasi. Saat merencanakan migrasi, sangat penting untuk memulai dengan pertimbangan cermat terhadap lingkungan organisasi saat ini serta kebutuhan dan keadaan spesifik. Pelanggan sering kali memperoleh manfaat dengan memulai proses 1–2 tahun sebelum berakhirnya perjanjian lisensi mereka dengan penyedia lama.
Berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ikuti untuk memulai proses ini bersama tim akun Google dan mitra implementasi terpilih.
Audit dan pahami data sumber
Menilai jenis, ukuran, dan kompleksitas data secara akurat untuk mengantisipasi tantangan dan mengoptimalkan pendekatan migrasi. Mengidentifikasi distribusi data Anda untuk mengungkap bagaimana data tersebar di seluruh sistem sumber. Perlu diingat bahwa persyaratan data organisasi dapat bervariasi menurut departemen, dan kebutuhan ini harus menjadi dasar bagi strategi dan alur waktu migrasi Anda. Secara proaktif tangani semua jenis data yang tidak didukung atau batasan yang sulit di Google Workspace untuk mencegah gangguan.
Memanfaatkan pemindaian sumber
Lakukan analisis data yang komprehensif dengan memanfaatkan fungsi pemindaian, seperti Google Workspace Migrate, untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang data sumber. Optimalkan proses migrasi dengan mendistribusikan beban kerja secara efektif di seluruh infrastruktur migrasi dan memprioritaskan kumpulan data besar. Anda dapat menggunakan matriks produk migrasi Google Workspace untuk secara proaktif meneliti berbagai alat yang dapat digunakan untuk memigrasikan jenis data tertentu.
Rencanakan pendekatan migrasi Anda dan sertakan manajemen perubahan sejak awal:
Saat merencanakan migrasi perusahaan, sangat penting untuk menyelaraskan tim TI, tim akun Google, dan mitra implementasi Anda pada hasil yang diharapkan dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Beberapa organisasi mungkin memilih untuk mengadopsi Google Workspace bersamaan dengan alat lama dan solusi titik tertentu.
Pihak lain mungkin memilih untuk bermigrasi sepenuhnya ke Google Workspace. Google mendukung kedua model migrasi tersebut; namun, migrasi penuh membantu organisasi memaksimalkan manfaat dan laba atas investasi Workspace.
Meskipun ada banyak cara bisnis dapat membangun strategi migrasinya untuk memenuhi sasaran bisnis, Google merekomendasikan pendekatan tiga fase dengan TI inti, pengadopsi awal, dan go-live global.
Pendekatan migrasi bertahap yang disarankan Google
Tiga fase kegiatan penyebaran inti biasanya memakan waktu 3–9 bulan.
- Tahap 1: Perencanaan & Penerapan TI Inti hanya pada tim TI inti.
Tahap ini dimulai dengan bekerja sama dengan mitra untuk menyelaraskan rencana penerapan dengan praktik terbaik Google dan menciptakan jalur keberhasilan untuk keseluruhan proyek. Tahap ini mengonfirmasi dan menguji desain teknis, mengidentifikasi titik integrasi, dan memungkinkan tim untuk mengenal berbagai alat dan teknologi. - Tahap 2: Pengguna Awal Menerapkan ke 5–10% dari total pengguna. Tahap ini memvalidasi migrasi, menguji rencana manajemen perubahan, dan mengumpulkan umpan balik tentang pelatihan dan komunikasi sehingga rencana dapat disesuaikan sesuai kebutuhan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dengan sebaik-baiknya.
- Tahap 3: Penerapan Go-Live Global ke semua pengguna. Tahap ini membawa sisanya
organisasi yang ada di dalamnya, melakukan pelatihan dan komunikasi yang ekstensif, dan transisi menuju adopsi dan transformasi jangka panjang, sebagaimana diuraikan dalam panduan penerapan untuk organisasi besar. Proses ini biasanya memakan waktu 3–9 bulan, dan dapat disesuaikan dengan persyaratan dan kebutuhan khusus organisasi Anda. - Strategi manajemen perubahan yang dijalankan dengan baik sangat penting untuk migrasi ruang kerja yang lancar dan sukses. Dengan berfokus pada komunikasi, pelatihan, dan dukungan, Anda dapat meminimalkan gangguan, memberdayakan karyawan, dan mencapai hasil bisnis yang diinginkan. Anda dapat menggunakan panduan ini sebagai templat untuk strategi manajemen perubahan Anda.
Prioritaskan migrasi data
Dengan perencanaan dan pertimbangan yang cermat, tentukan data penting organisasi Anda untuk go-live dan data yang tidak penting untuk go-live. Tidak perlu memigrasikan semua data pada tanggal go-live Anda. Fokus pada migrasi data penting terlebih dahulu untuk memastikan pengalaman go-live yang sukses. Pertimbangkan untuk memigrasikan data yang tidak penting setelah go-live untuk menyederhanakan proses migrasi awal.
Mengurangi risiko secara proaktif
Mengantisipasi tantangan sebelum migrasi akan membantu tim Anda tetap pada jalurnya. Komunikasi terbuka, perencanaan proaktif, dan fokus pada integritas data akan membuka jalan bagi pengalaman migrasi yang lancar.
Bab 2
Kisah sukses pelanggan
Equifax mendorong transformasi budaya setelah memigrasikan lebih dari 20,000 karyawan ke Workspace.
Sebagai salah satu dari tiga biro pelaporan kredit di AS, Equifax membantu jutaan konsumen dan bisnis setiap tahun untuk mencapai tujuan keuangan mereka. Equifax mendorong transformasi budaya di seluruh bisnisnya dengan mengadopsi Google Workspace. Perusahaan memigrasikan data sekitar 21,000 pengguna sebelum menerapkan Workspace untuk karyawan di 20 negara. Dengan menggunakan teknologi sebagai pendorong, Equifax membantu tenaga kerjanya menumbuhkan budaya kolaborasi dan komunitas, yang menghasilkan hampir 100,000 pesan Google Chat setiap hari. Kesederhanaan dan keamanan Workspace serta kemampuan untuk mengerjakan dokumen dari mana saja telah membantu Equifax menyederhanakan komunikasi dan kolaborasi.
Lembaga pemerintah Brasil mengirim 3.5 juta+ migran files ke Ruang Kerja dalam 2 bulan
Di Brasil, Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) adalah Kantor Kejaksaan Umum untuk Negara Bagian Amapá. Lembaga ini diatur oleh Konstitusi Federal Brasil dan berkomitmen untuk membela hukum, demokrasi, dan kepentingan individu serta masyarakat secara keseluruhan. Dalam 2 bulan, lembaga ini telah memigrasikan 4TB data yang mencakup lebih dari 3.5 juta lembaga files. Kini, MP-AP memiliki waktu aktif layanan sebesar 99.9% dan tingkat adopsi Google Workspace sebesar 90% di antara karyawan. MP-AP memperoleh fleksibilitas yang lebih besar bagi pekerja jarak jauh, kemudahan berbagi dokumen di antara tim dan entitas eksternal, serta tata kelola yang lebih baik atas data yang disimpan oleh agensi.
LifeCell melaksanakan migrasi penuh untuk 1,200+ karyawan dalam waktu kurang dari 3 bulan untuk meningkatkan efisiensi
Didirikan pada tahun 2004, LifeCell adalah bank penyimpanan sel punca dan jaringan terbesar di India. Perusahaan ini merupakan penyedia utama uji skrining genetik dan merupakan pemain terkemuka dalam terapi berbasis sel dan jaringan. LifeCell melaksanakan migrasi Google Workspace secara menyeluruh dalam waktu kurang dari 3 bulan untuk 1,200+ karyawan, yang mengubah kemampuan kolaboratif dengan pengaturan privasi yang terperinci. Google Workspace juga telah membantu organisasi meningkatkan efisiensi alur kerja dari manajemen puncak hingga staf garis depan dengan mengurangi serangan spam hingga nol.
Dalam waktu 4 bulan, Humana telah memindahkan 13,000 pengguna ke Workspace, memangkas biaya TI, dan memperketat keamanan. Alat kolaborasi yang mudah digunakan di Google Workspace telah meningkatkan moral dan efisiensi di antara 13,000 anggota tim lapangan dan di kantor di Humana, pemimpin dalam layanan penyediaan perawatan di Finlandia, Norwegia, dan Swedia. Tim TI kini yakin bahwa fitur keamanan Workspace yang telah teruji waktu menjaga keamanan data pelanggan yang sensitif, dan Humana berharap migrasi ke Workspace dapat mengurangi permintaan dukungan teknis setidaknya 50%. Humana memigrasikan 22 TB data, termasuk 55 juta email, 5.5 juta dokumen, dan 4.5 juta item kalender.
Saya 100% yakin bahwa tim Humana lebih bahagia dan lebih produktif dengan Google Workspace dibandingkan dengan platform kami sebelumnya, dan bersama dengan Chrom OS, ini akan membuat data kami lebih aman dari sebelumnya.”
Adam Nerell, Kepala Eksekutif Humana
Colgate-Palmolive memigrasikan 28,000 pengguna ke Workspace dalam 6 bulan
“Google Workspace menonjol karena benar-benar merupakan perangkat terpadu, dengan akses masuk tunggal dan satu direktori. Google Workspace dibuat untuk cloud, tanpa warisan di tempat. Kami merasa bahwa Google akan terus menjadi inovator terbesar dalam kolaborasi cloud dan mitra yang dapat kami ajak tumbuh bersama,” kata Mitch Cohen, direktur kolaborasi di perusahaan produk konsumen global Colgate-Palmolive. Hanya dalam tiga bulan, lebih dari 94% pengguna secara aktif menggunakan Google Drive dan lebih dari 57,000 jam sesi Google Meet dilakukan hanya dalam satu bulan. Sekarang, semua orang mulai dari C-suite hingga ruang surat di Colgate memiliki akun Google Workspace dan menggunakannya setiap hari.
Bab 3
Alat dan sumber daya migrasi dari Google
Selama migrasi, organisasi dapat mengakses berbagai alat, proses, dan dukungan pihak pertama dan ketiga dari Google untuk membantu mempermudah proses dari perencanaan hingga pelaksanaan.
Perwakilan akun Workspace Anda
Sebagai tempat pertama, hubungi perwakilan akun Google Workspace Anda, yang bekerja sama erat dengan ekosistem mitra kami dan menawarkan berbagai layanan menyeluruh saat Anda melakukan transisi. Layanan ini meliputi konsultasi, konsultasi, pengelolaan akun teknis, pengelolaan perubahan, pemberdayaan dan pelatihan, lab transformasi, dan banyak lagi. Perwakilan akun Anda akan bekerja sama dengan Anda untuk melibatkan mitra yang tepat untuk kebutuhan migrasi Anda.
Mitra
Jaringan layanan terkelola dan mitra implementasi kami yang luas membantu pelanggan memilih solusi yang tepat bagi mereka dan memimpin migrasi dan penerapan secara keseluruhan. Mitra kami mendampingi banyak organisasi dalam perjalanan Workspace mereka, dengan pengalaman puluhan tahun dalam mendukung pelanggan besar dengan hingga 200,000 karyawan.
Google Workspace memiliki kemitraan strategis dengan mitra di semua wilayah. Mitra teknologi (ISV) membantu dalam proses migrasi data serta terhubung dengan mitra pengecer perusahaan. Bekerja sama dengan manajer akun Anda, mitra pilihan Anda akan bekerja sama dengan Anda untuk membuat rencana terperinci untuk setiap fase yang direkomendasikan Google. Fase-fase ini dapat mencakup penemuan, sesi strategi, pemberdayaan, pelatihan, dan demo mulai dari perencanaan hingga penerapan dan seterusnya. Daftar lengkap mitra dapat ditemukan di sini.
Layanan profesional
Selain itu, tim perwakilan akun Anda dapat melibatkan Layanan Profesional Google untuk melengkapi mitra layanan Anda dan mengamankan perjalanan penerapan dengan lapisan tambahan dukungan teknis, manajemen perubahan, dan tata kelola. Dukungan ini dapat mencakup akses ke penasihat ahli, praktik terbaik, penghubung dengan tim Produk dan Teknik Google untuk memastikan keberhasilan tonggak implementasi utama, dan banyak lagi. Daftar lengkap layanan yang ditawarkan oleh Layanan Profesional Google dapat ditemukan di sini.
Tim kami telah mengembangkan metodologi dan alat khusus untuk memandu pelanggan melalui perjalanan migrasi dari fase perencanaan hingga peluncuran yang sukses. Misalnyaample, dengan Google Workspace Migrate, Anda dapat mengelola migrasi skala besar ke beberapa layanan inti Google Workspace dari satu tempat. Kami menyediakan dokumentasi terperinci dan panduan penerapan untuk membantu Anda memilih opsi terbaik untuk memindahkan email, kalender, kontak, folder, files, dan izin ke Google Workspace. Kami telah menyusun sumber daya untuk membantu Anda di setiap langkah, termasuk:
- Sumber daya penerapan perusahaan dan panduan penerapan kami untuk organisasi besar. Organisasi dapat menggunakan sumber daya manajemen perubahan dan panduan teknis ini untuk meluncurkan Google Workspace ke organisasi besar. Ikuti rencana peluncuran 90 hari kami untuk memperkenalkan Google Workspace kepada pengguna Anda, menguji layanan dan migrasi data, serta berhasil mentransisikan seluruh organisasi Anda.
- Panduan penerapan teknis dan panduan migrasi untuk panduan mendalam. Sumber daya ini menyediakan informasi terperinci dan menyeluruh tentang topik yang lebih terperinci, seperti migrasi data dari Microsoft Outlook ke Google Workspace dan banyak lagi.
Google Workspace memberdayakan organisasi perusahaan dengan alat kolaborasi modern dan lingkungan cloud yang aman. Dengan pendekatan terstruktur, alat yang terbukti, dan dukungan ahli, migrasi merupakan proses yang dapat dikelola. Biarkan Google Workspace membantu membuka potensi penuh tenaga kerja Anda.
Dokumen / Sumber Daya
 |
Aplikasi Google Workspace [Bahasa Indonesia:] Panduan Pengguna Aplikasi Ruang Kerja, Ruang Kerja, Aplikasi |