Panduan Definitif untuk
Bermigrasi ke SharePoint
Online & Lokal
DITULIS OLEH | Richard Harbridge & Kanwal Khipple

Bermigrasi ke Sharepoint Online dan On Prem

LAPORAN RESMI
Anda akan menyukai cara kami bekerja. Bersama.™

Panduan Definitif untuk Bermigrasi ke SharePoint Online & SharePoint 2019

ANDA AKAN MENYUKAI CARA KAMI BEKERJA.
BERSAMA.

PERKENALAN

Dengan Microsoft 365 dan SharePoint Online, Microsoft menyediakan platform modern yang memungkinkan organisasi membangun Tempat Kerja Digital khusus mereka sendiri. Aplikasi dan beragam fitur yang disediakan Microsoft 365 dapat dimanfaatkan bersama untuk membangun lingkungan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan organisasi, entitas perusahaan, dan stafnya.
Karena banyak fitur baru dan menarik yang tidak tersedia di SharePoint versi lama, banyak organisasi mempertimbangkan untuk bermigrasi dari lingkungan lama mereka ke Microsoft 365 dan SharePoint Online. Mereka yang ingin atau perlu menghosting SharePoint dalam lingkungan yang dihostingnya sendiri bisa bermigrasi ke SharePoint 2019.
Terlepas dari lingkungan target yang ditentukan, migrasi ke lingkungan yang sudah ada bukanlah upaya yang mudah dan memerlukan banyak perencanaan dan persiapan. Berdasarkan pengalaman panjang staf kami dengan migrasi SharePoint untuk berbagai organisasi, kami tahu bahwa perencanaan yang menyeluruh dan komprehensif merupakan langkah penting menuju kesuksesan.
Whitepaper ini memberikan panduan dan praktik terbaik mengenai migrasi dari versi SharePoint sebelumnya ke Microsoft 365 serta SharePoint Online dan SharePoint 2019.

PENGGERAK USAHA MIGRASI

Semua orang pada akhirnya melakukan upgrade (atau mereka keluar dari platform), jadi menurut kami ada baiknya membicarakan alasan bisnis mempercepat upgrade mereka atau di mana (dalam hal beban kerja) mereka mempertimbangkan upgrade/migrasi 'awal' untuk SharePoint.
Jadi mengapa orang melakukan upgrade atau migrasi? Perlu dicatat bahwa ada tekanan internal dan eksternal pada TI untuk meningkatkan teknologinya.

Tekanan dalam:

• Secara internal, kita selalu berada dalam siklus berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Seringkali, peningkatan memberikan banyak cara untuk melakukan berbagai hal dengan cara yang lebih optimal atau efisien, sehingga mendukung meningkatnya permintaan terhadap TI.
• Mempertahankan teknologi versi lama seperti SharePoint lokal dapat menjadi tantangan. Menemukan orang yang memiliki pengalaman atau pengetahuan tentang, misalnya, SharePoint 2007/2010/2013/2016 (dan ingin bekerja dengannya) sangatlah sulit saat ini. Hal ini sulit dilakukan karena jumlah pakar SharePoint saat itu lebih sedikit, namun terutama karena profesional yang berpengalaman dan terampil ingin bekerja dengan versi terbaru.
• Seringkali pemutakhiran (terutama yang SharePoint) memberikan peningkatan dukungan untuk standar atau teknologi yang lebih baru. Dalam kasus SharePoint, peningkatan dukungan browser, dukungan perangkat seluler, dan integrasi windows/office dapat mendukung peningkatan terkait atau meningkatnya kebutuhan yang diakibatkan oleh teknologi baru di tempat kerja.
• Karyawan menggunakan modern web teknologi dalam kehidupan pribadi mereka, dan seiring dengan berkembangnya teknologi ini, karyawan berharap bahwa organisasi dapat mengikuti perkembangan teknologi baru.

Tekanan eksternal:

• Di pasar konsumen, kita memiliki banyak pilihan dan ekspektasi yang semakin meningkat terhadap teknologi, pengalaman pengguna, dan kemudahan penggunaan. Hal ini memberikan tekanan besar pada TI untuk menjadi lebih responsif dan mempercepat siklus pemutakhiran secara internal (untuk memastikan penawaran dan kegunaan yang kompetitif). Hal ini terutama terlihat ketika para pemimpin dalam organisasi memanfaatkan TI dan menyetujui SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) atau teknologi alternatif yang pada awalnya mungkin disetujui atau tidak disetujui oleh TI perusahaan.
• Ponsel, tablet, dan tekanan terhadap dukungan perangkat jarak jauh terutama didorong oleh meningkatnya kenyamanan dan ketergantungan alat-alat ini di dunia konsumen. Di lingkungan BYOD (Bawa Perangkat Anda Sendiri), TI telah meningkatkan tekanan untuk memberikan dukungan dan opsi untuk perangkat yang mungkin belum didukung atau dipertimbangkan secara historis.
• Cara kita semua bekerja saat ini telah berubah secara dramatis dalam beberapa tahun terakhir. Bahkan organisasi-organisasi yang di masa lalu mengabaikan permintaan akan pekerja lapangan kini mengubah bisnis mereka dengan memasukkan pekerja lapangan. Beberapa organisasi bahkan meninggalkan kantornya dan memilih kantor keliling atau kantor rumahan. Perubahan ini mengharuskan intranet perusahaan dapat mendukung cara kerja baru yang tidak konvensional ini.

2.1. Pengalaman Pengguna yang Lebih Baik
Meskipun versi SharePoint yang lebih lama menyediakan jumlah fungsionalitas yang tepat untuk memenuhi persyaratan, kita harus ingat bahwa antarmuka penggunanya dirancang bertahun-tahun yang lalu. Evolusi antarmuka pengguna adalah proses yang berkembang pesat. Kebanyakan dari kita menggunakan berbagai platform internet untuk berbagai tujuan (seperti Facebook, Twitter, LinkedIn – dan masih banyak lagi). Penyedia platform tersebut dengan penuh semangat berupaya memperbarui antarmuka pengguna mereka atau bahkan mengintegrasikan elemen UI modern. Sebagai pengguna platform internet tersebut, kita semua terbiasa dengan antarmuka pengguna modern dan cara mereka menyediakan fungsionalitas dengan cara yang efisien dan berpusat pada pengguna. Jika organisasi terus menggunakan SharePoint versi lama, organisasi tersebut akan mengalami masalah terkait adopsi pengguna, efisiensi, dan fungsionalitas yang hilang. Apa yang berhasil dengan baik ketika intranet perusahaan diluncurkan adalah kurangnya fungsionalitas dan efisiensi saat ini.
Mengenai pengalaman pengguna, ada dua alasan utama mengapa organisasi harus mempertimbangkan migrasi ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019:

• Adopsi pengguna/kepuasan pengguna: Karyawan organisasi menggunakan intranet perusahaan untuk mengelola bisnis sehari-hari mereka. Bagi mereka, intranet perusahaan lebih seperti sebuah alat, dan alat ini harus mudah dan intuitif untuk digunakan. Ini harus menyediakan antarmuka pengguna yang serupa seperti yang disediakan sebagian besar platform internet yang disebutkan sebelumnya. Dengan kata lain: alat ini harus mengadopsi antarmuka pengguna yang dikenal luas saat ini karena setiap perbedaan signifikan mengenai antarmuka pengguna akan menyebabkan biaya tambahan dan dapat menyebabkan frustrasi – dalam kasus yang ekstrim bahkan hingga emigrasi karyawan terampil.
• Fungsionalitas/efisiensi: jika sebuah organisasi menyediakan intranet perusahaan sebagai alat untuk semua karyawannya, alat ini harus mutakhir untuk mendukung karyawan dengan sebaik-baiknya. Anda mungkin berpikir tidak masalah jika mengunggah dokumen memerlukan tiga klik di lingkungan modern dibandingkan dengan 5 klik di lingkungan yang ada. Namun justru dua klik inilah yang membuat perbedaan antara gaya lama dan efisiensi. Dengan kata lain: dua klik ini akan secara dramatis meningkatkan kegunaan dan adopsi pengguna.

2.2. Dukungan yang Lebih Baik untuk Proses Bisnis
Intranet perusahaan tidak lagi menjadi alat yang berdiri sendiri dan digunakan bersama dengan sistem lain. Saat ini, intranet perusahaan lebih merupakan tempat kerja digital bagi seluruh karyawan, dan tempat kerja digital ini juga perlu menyertakan atau mendukung proses bisnis. MisalnyaampMisalnya, pengelolaan keberadaan atau permintaan liburan karyawan tidak boleh diterapkan pada sistem eksternal dalam jaringan organisasi. Ide mendasar tempat kerja digital modern adalah untuk mengintegrasikan proses bisnis ke dalam bisnis sehari-hari karyawan semulus mungkin untuk menghindari perubahan konteks yang mengganggu.
Versi SharePoint yang lebih lama memberikan beberapa dukungan untuk mengintegrasikan proses bisnis. Dibandingkan dengan opsi yang ditawarkan Microsoft 365 atau SharePoint 2019, dukungan proses bisnis versi yang lebih lama terlihat kecil. Mari gunakan Power Automate sebagai contohample. Dengan Power Automate, Anda dapat dengan mudah menyambungkan Microsoft 365 dan SharePoint ke sistem eksternal untuk bertukar data. Dengan versi SharePoint yang lebih lama, hal ini jauh lebih sulit dicapai. Anda perlu menggunakan BCS (Layanan Konektivitas Bisnis) untuk mengonfigurasi koneksi eksternal yang hanya menyediakan fungsionalitas terbatas.
Bagi sebuah organisasi, ROI (Return of Invest) merupakan faktor penting. Misalkan organisasi ingin meluncurkan versi tempat kerja digital mereka yang dirancang khusus untuk memberikan dukungan terbaik bagi karyawannya. Dalam hal ini, platform harus dipilih yang memberikan dukungan terbaik untuk mengintegrasikan proses bisnis semulus mungkin – dan di sini, platform modern seperti SharePoint 2019 atau Microsoft 365 menjalankan keunggulannya.tagyaitu.

2.3. Dukungan yang Lebih Baik untuk Kolaborasi
Di masa lalu, karyawan, kurang lebih, bekerja sendiri untuk mencapai tujuan atau pencapaian tertentu. Saat ini kita mengetahui, bahwa gaya kerja seperti ini tidak memberikan efisiensi terbaik dan tidak menumbuhkan solidaritas (us-feeling) dalam suatu organisasi. Kerja tim terbukti lebih efisien – meskipun karyawan bekerja di lokasi berbeda dalam zona waktu berbeda. Tempat kerja digital modern perlu mendukung tim dan kerja tim, dan karena kerja tim adalah gaya kerja yang sangat fleksibel dan tangkas, tempat kerja digital modern juga harus fleksibel. Jika organisasi terus menggunakan platform lama yang tidak mendukung kerja tim yang fleksibel, pilihan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pengguna akan sia-sia.
Area kolaborasi yang disesuaikan secara sempurna dengan kebutuhan tim akan menghemat biaya dengan meningkatkan efisiensi. Ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan ketika merencanakan dan menciptakan area kolaborasi yang disesuaikan seperti ini, namun ROI akan dapat diketahui dalam waktu singkat. Versi SharePoint yang lebih lama jauh tertinggal dari potensi yang ditawarkan Microsoft 365, yang merupakan alasan lain yang membuat organisasi memikirkan tentang migrasi.

2.4. Dukungan Lebih Baik untuk Perangkat Seluler
Jika ada satu bidang teknologi yang berkembang paling pesat, itu adalah perangkat seluler. Saat ini, terdapat lebih banyak perangkat seluler yang digunakan sebagai PC desktop yang dipasang di kantor. Banyak dari kita bahkan menggunakan beberapa perangkat seluler. Akhir dari tren ini masih belum terlihat. Sebaliknya, perangkat seluler akan segera menjadi lebih canggih dibandingkan kebanyakan komputer desktop saat ini. Produsen perangkat keras bahkan memikirkan ponsel pintar yang cukup kuat untuk digunakan sebagai komputer desktop untuk pekerjaan kantor.
Jumlah pekerja mobile terus meningkat dari tahun ke tahun, dan kemampuan mengakses intranet perusahaan dengan perangkat seluler tanpa batasan atau batasan apa pun telah menjadi suatu keharusan. Versi SharePoint yang lebih lama menyediakan beberapa dukungan seluler, dan dari sudut pandang teknis, dukungan seluler ini dapat ditingkatkan. Namun, dalam banyak kasus, hampir tidak ada pembenaran atas biaya yang dikeluarkan. Seringkali, bermigrasi ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019 jauh lebih hemat biaya untuk mendapatkan manfaat dari dukungan seluler luar biasa yang ditawarkan oleh kedua platform tersebut.

2.5. Mengurangi Biaya Pemeliharaan Perangkat Keras
Versi SharePoint sebelumnya perlu diinstal pada server khusus, yang dikelompokkan ke dalam kumpulan server. Server-server tersebut memerlukan banyak pemeliharaan agar tetap aktif dan berjalan. Mereka menghabiskan banyak energi, sehingga membutuhkan upaya terus-menerus dalam mengelola cadangan. Hal ini tidak akan berubah saat bermigrasi ke SharePoint 2019, namun organisasi akan mengurangi biaya pemeliharaan perangkat keras secara drastis saat bermigrasi ke Microsoft 365.

2.6. Meningkatkan keamanan
Banyak organisasi menganggap data dan dokumen mereka lebih aman di lingkungan mereka seolah-olah disimpan di cloud. Kenyataannya, yang terjadi justru sebaliknya. Microsoft menginvestasikan banyak uang dan staf untuk mengamankan lingkungan cloud serta data dan dokumen pelanggannya. Hampir tidak ada organisasi yang dapat menghabiskan upaya dan sumber daya dalam jumlah yang sebanding untuk mengamankan lingkungan lokalnya. eCloud-hosting adalah bisnis inti Microsoft (Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Azure), dan merupakan kepentingan penting Microsoft untuk menjaga lingkungan mereka seaman mungkin. Dibandingkan dengan tahun-tahun awal hosting awan, saat ini, data dan dokumen yang disimpan ke Microsoft 365 jauh lebih aman dibandingkan sebagian besar (jika tidak semua) lingkungan lokal.

PERTIMBANGAN UTAMA MIGRASI

Setelah perencanaan selesai dan rencana telah diverifikasi beberapa kali, organisasi Anda akan melanjutkan aktivitas migrasi dan pelaksanaan migrasi. Memigrasikan konten dari satu lingkungan ke lingkungan lain tidak semudah melakukan migrasi files dari satu folder ke folder lain. Saat merencanakan migrasi data dalam lingkungan profesional, kita perlu memikirkan cara terbaik untuk memigrasikan data dengan gangguan paling sedikit terhadap bisnis. Bagian berikut dari dokumen ini memberikan penjelasan lebih lanjutview salah satu pertimbangan migrasi yang paling umum.

3.1. Pertanyaan Penting tentang Migrasi yang Harus Ditanyakan Sejak Dini & Sering
Saat merencanakan migrasi, Anda akan berusaha menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci. Berikut ini adalah beberapa pertanyaan tingkat tinggi yang harus Anda pertimbangkan (dan mengapa migrasi mungkin lebih rumit dari perkiraan awal).

• Apakah migrasi Anda memerlukan penataan ulang atau optimalisasi informasi?
  o Migrasi teknis seringkali lebih mudah untuk dicakup, dikelola, dan dikendalikan biayanya.
  Namun, interaksi bisnis, persetujuan, dan keterlibatan yang diperlukan saat mengoptimalkan dan merestrukturisasi pekerjaan sering kali mengarah pada cakupan yang kompleks dan anggaran yang sulit dikelola.
• Dapatkah Anda memisahkan pekerjaan yang berfokus pada reorganisasi/optimasi dari pekerjaan teknis?
  o Kapan peningkatan/migrasi berikutnya? Ke depannya, pengoptimalan lebih lanjut masih diperlukan, bahkan saat menggunakan Microsoft 365. Sebagian besar organisasi merencanakan biaya berkelanjutan ini sebagai semacam pajak pengetahuan yang dibayarkan organisasi setiap beberapa tahun untuk mendapatkan hasil maksimal dari kekayaan intelektual mereka yang telah berkembang selama ini. organisasi. Untuk membuatnya lebih mudah dinavigasi, lebih mudah ditemukan, dan lebih dapat diterapkan.
• Berapa volume konten yang perlu dimigrasi?
  o Hal ini memerlukan pemahaman tentang dokumen dan daftar, perpustakaan, struktur, solusi, dan banyak lagi. Tahukah Anda konten apa yang ada di organisasi Anda?
• Jenis konten apa yang disimpan di sistem Anda saat ini?
• Di mana dan bagaimana konten disimpan?
• Bagaimana konten saat ini ditambahkan ke sistem Anda?
  o Berhati-hatilah terhadap integrasi pemindaian dan pengambilan karena ini merupakan kompleksitas umum yang sering terlewatkan.
• Apakah pendekatan Anda saat ini menggunakan banyak folder, bukan metadata?
• Seberapa datar strukturnya saat ini (untuk kemampuan mengatur ulang dan mengoptimalkan pengumpulan pengetahuan secara responsif)?
  o Di Microsoft 365, ketika organisasi bertransisi dari Klasik ke Modern, hal ini memerlukan perataan banyak struktur situs dari sub situs yang disarangkan ke kumpulan situs mereka sendiri. Ini melengkapi situs hub sebagai bentuk organisasi, lebih banyak fleksibilitas, kemampuan rangkaian seperti tim Microsoft, dan banyak lagi.
• Bagaimana keamanan dikelola dan ditangani saat ini?
  o Seiring kemajuan Anda, selalu lebih baik menggunakan Grup AD daripada Grup SharePoint.
  Hal ini bahkan lebih jelas terlihat di Microsoft 365, di mana Grup Azure/Microsoft 365 dapat digunakan untuk keanggotaan yang konsisten di seluruh layanan dan ditingkatkan dengan konfigurasi seperti izin dinamis yang diterapkan secara otomatis berdasarkan atribut AD, dll.
• Bagaimana cara pengguna eksternal dikelola, dan bagaimana mereka mengakses sumber daya/konten saat ini?
• Kebijakan penyimpanan apa yang Anda miliki, jika ada? Apakah ada konten yang bisa ditinggalkan atau dihapus? Bagaimana Anda akan memigrasikan kebijakan ini dan memastikan konsistensi antara kedua lingkungan seputar cara pengelolaan data dan penyimpanan? Tahukah Anda bagaimana Anda telah dan akan menangani siklus hidup konten?
• Tahukah Anda seberapa sering dokumen referensial, gabungan, atau tertaut secara eksternal digunakan saat ini?
  o Untuk mantanampMisalnya, bila Anda memiliki tautan ke dokumen Excel lain, ini mungkin memerlukan pemrosesan lebih lanjut atau perbaikan manual pasca-migrasi agar buku kerja dapat berfungsi sesuai keinginan.

3.2. Pendekatan Migrasi
Ketika memikirkan pendekatan migrasi, biasanya ada dua pendekatan yang terlintas pertama kali.
Meskipun pendekatan-pendekatan berikut ini adalah yang paling umum digunakan, tidak ada satu pun pendekatan yang lain.
Pendekatan migrasi yang terbaik untuk organisasi tertentu bergantung pada banyak faktor – seperti jumlah data, struktur internal, atau gaya kerja. Bukan hal yang aneh jika organisasi menggunakan yang terbaik dari kedua pendekatan tersebut dan menetapkan pendekatan migrasi berdasarkan gagasan mendasar dari dua pendekatan pertama berikut ini.

Pendekatan Sekaligus
Pendekatan ini juga sering disebut sebagai “pendekatan Big Bang”. Artinya migrasi dilakukan dalam satu langkah. Sebagai mantanample, pada hari Jumat sore, sistem yang ada diubah menjadi mode read-only untuk seluruh karyawan. Migrasi dan verifikasi dilakukan pada akhir pekan, dan pada Senin pagi, seluruh karyawan dapat melanjutkan pekerjaannya dengan sistem baru. Ini adalah pendekatan yang cocok untuk organisasi kecil dengan jumlah data yang akan dimigrasikan lebih sedikit.
Sebagai aturan praktis, kita dapat berasumsi bahwa sekitar 5 GB/jam dapat dimigrasikan ke SharePoint Online (tergantung pada kinerja internet sebenarnya). Ini perkiraan hourly Kecepatan transfer merupakan faktor pembatas pendekatan migrasi semacam ini. Meskipun terdapat beberapa teknik untuk meningkatkan kecepatan migrasi, mengatasi keterbatasan pembatasan Microsoft 365 seringkali menjadi tantangan tersendiri, terutama jika penyewa target yang Anda migrasi sudah digunakan.

Pendekatan Bertahap
Berbeda dengan pendekatan sebelumnya, pendekatan bertahap adalah melakukan migrasi satu entitas perusahaan ke entitas lainnya. Sebagai mantanample: pertama, departemen SDM dimigrasikan ke platform baru. Setelah departemen SDM berhasil dimigrasi, departemen Pemasaran dimigrasi – dan seterusnya. Targetnya di sini adalah membagi konten menjadi koleksi atau kumpulan yang bermigrasi dalam urutan bertahap yang telah direncanakan sebelumnya. Pendekatan ini berguna ketika jumlahnya terlalu besar untuk pendekatan All-At-Once dan jika sistem lama dan baru harus digunakan secara paralel untuk jangka waktu tertentu. Dibandingkan dengan pendekatan sekaligus, pendekatan ini memerlukan perencanaan yang lebih ekstensif, terutama jika terdapat ketergantungan yang perlu diperhatikan.

Migrasi Tambahan Atau Delta
Migrasi Delta atau Inkremental sering kali digunakan apa pun pendekatan migrasinya. Hal ini juga sangat penting ketika jumlah data yang akan dimigrasikan terlalu banyak dan diverifikasi selama jam-jam di luar jam kerja. Intinya, pengguna tetap bekerja dengan sistem lama sementara konten yang dimigrasi sebelumnya masih terverifikasi. Setelah kumpulan konten pertama dimigrasikan dan diverifikasi, hanya delta (artinya: konten dibuat atau dimodifikasi saat kumpulan konten pertama diverifikasi) yang perlu dimigrasikan pada tahap kedua.
Cepat atau lambat, untuk memastikan keakuratan data dan kelengkapan migrasi, lingkungan sumber perlu disetel ke hanya-baca dan tidak ada perubahan yang diizinkan selama migrasi 'Delta' atau Tambahan. Biasanya, koleksi konten kedua jauh lebih sedikit dibandingkan koleksi pertama, yang berarti koleksi kedua dapat dimigrasikan selama jam-jam di luar jam kerja biasa atau dalam waktu yang jauh lebih singkat.
Sebagian besar alat migrasi profesional menyediakan dukungan bawaan untuk migrasi delta. Mereka dapat memigrasikan konten yang baru saja diperbarui tanpa perlu memigrasikan konten yang tampaknya tidak berubah antara migrasi terakhir dan migrasi Delta/Inkremental terbaru.
Apa pun pendekatan yang Anda gunakan, penting untuk mengembangkan rencana langkah demi langkah dan terperinci untuk migrasi itu sendiri. Berdasarkan aktivitas penilaian, Anda akan menentukan per batch konten bagaimana hal tersebut harus ditangani untuk migrasi itu sendiri dalam tahap perencanaan.

STRATEGI & PERENCANAAN MIGRASI

Saat melakukan migrasi ke Microsoft 365 dan SharePoint online, pendekatan yang diambil sering kali sangat mirip di seluruh organisasi karena terdapat fase yang penuh dengan aktivitas taktis untuk setiap migrasi mulai dari penilaian hingga pascamigrasi. Hal ini juga berlaku untuk sebagian besar migrasi SharePoint Server. Seringkali, proses pemutakhiran yang didukung tidak digunakan untuk menghindari pembayaran konfigurasi dan penyiapan perangkat keras tambahan untuk beralih dari versi SharePoint Server yang lebih lama ke versi yang lebih baru (karena masing-masing mendukung pemutakhiran dari versi sebelumnya).
Sebagai mantanample, berikut ini adalah diagram sederhana yang menggambarkan alur umum sebagian besar migrasi SharePoint Online.

Gambar 1 – Sample Proses Migrasi

Meskipun fokus pada pertimbangan taktis adalah kuncinya, strategi dan keselarasan yang tepat juga penting. Bagian ini akan kembaliview setiap 'fase' migrasi umum dan menguraikan pertimbangan utama, praktik terbaik, dan banyak lagi untuk membantu organisasi Anda menjadi lebih siap dan sukses saat Anda ingin bermigrasi ke SharePoint Online dan Microsoft 365.
Ingatlah bahwa Anda mungkin memikirkan upaya migrasi lebih berdasarkan peran daripada fase. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar di bawah, Anda masih dapat merencanakan dan memikirkan alur migrasi berdasarkan siapa yang melakukan apa selama proses migrasi. Agar singkatnya, kami akan memfokuskan panduan kami pada tahapan kegiatan dibandingkan dengan banyak peran/pendekatan yang digunakan organisasi dalam migrasi saat ini.

Gambar 2 – Sample Dari File Bagikan Langkah-Langkah Migrasi yang Dipetakan Migrasi

4.1. Tahap Penilaian
Setiap migrasi harus dimulai dengan penilaian karena Anda perlu mengetahui secara pasti apa yang harus dimigrasikan untuk merencanakan dan mempersiapkan migrasi.
Dari perspektif sederhana dan tingkat tinggi, kita perlu mengidentifikasi dan memutuskan konten yang akan dimigrasi, menentukan prioritas (baik berdasarkan kompleksitas/tantangan bisnis maupun teknis), siapa pemilik konten, dan konten itu sendiri. Terakhir, penting untuk diingat bahwa lingkungan Microsoft 365 target juga harus dinilai kesiapannya.

Seperti yang akan dijelaskan pada bagian berikut, ada lebih banyak hal yang harus dinilai selain sekadar ukuran koleksi yang akan dimigrasikan.

4.1.1 Penilaian Struktur Lokasi
Penilaian Struktur Situs adalah tentang mengambil gambaran Struktur Situs dari portal yang ada. Namun penilaian ini tidak berhenti sampai di sini. Setelah struktur lokasi yang ada dinilai, sering kali struktur tersebut perlu diperbarui atau disesuaikan untuk mencerminkan perubahan perusahaan atau persyaratan lainnya. Banyak organisasi menggunakan kesempatan ini untuk memperbarui struktur situs yang ada, terutama jika struktur situs yang ada dibuat bertahun-tahun yang lalu. Saat mempertimbangkan struktur situs yang berbeda, organisasi harus mengikuti rekomendasi terbaru Microsoft mengenai Kumpulan Situs di SharePoint. Intinya, ini berarti bahwa subsitus harus dihindari sebisa mungkin. Daripada membuat struktur sub-situs bersarang, Microsoft merekomendasikan penggunaan beberapa Kumpulan Situs. Struktur logis tidak lagi diterapkan oleh relasi situs induk/situs anak tetapi oleh struktur logis yang diterapkan pada navigasi.
Situs SharePoint Hub baru juga dapat membuat struktur situs/subsitus logis, sementara struktur situs teknis datar dibuat. Pendekatan 'Beberapa Kumpulan Situs' memiliki keunggulan yang jelastages mengenai fleksibilitas dan pengelolaan.
Jika struktur situs diperbarui sebelum migrasi, hal ini menjadikan tabel pemetaan wajib yang memetakan Struktur Situs yang ada ke Struktur Situs yang baru/diperbarui.
Hasil dari penilaian ini adalah daftar semua situs yang terkait URLs, deskripsi, templat yang digunakan untuk membuat situs, pemilik situs, dan indikator situs digunakan sebagai situs hub.
Opsi terbaik untuk membuat daftar semua situs yang ada adalah dengan menggunakan skrip PowerShell yang melakukan iterasi melalui semua Kumpulan Situs dan semua situs. Manfaat menggunakan PowerShell adalah skrip dapat mengambil semua informasi yang relevan untuk membuat daftar terperinci dari semua situs yang ada – dan dapat dijadwalkan untuk dijalankan di luar jam kerja sibuk.

4.1.2. Penilaian Konten
Selama penilaian konten, dokumen dan data terstruktur (seperti daftar data) sedang dinilai. Penilaian ini bertujuan untuk memahami data dan jenis dokumen yang saat ini dihosting di lingkungan lama. Tujuan lainnya adalah untuk mengidentifikasi jumlah data yang ada saat ini di lingkungan lama. Meskipun jumlah data biasanya berkurang setelah pembersihan konten, ada baiknya jika Anda mengetahui berapa banyak data yang akan dimigrasikan.
Selama Penilaian Konten, versi dokumen juga diidentifikasi. Saat bermigrasi dari versi SharePoint yang lebih lama ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019, Penilaian Konten digunakan untuk memutuskan versi dokumen mana (jika tidak semua versi) yang perlu dimigrasi. Saat bermigrasi dari a file-berbagi ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019, versi dokumen perlu diidentifikasi terlebih dahulu. Seringkali, nomor versi ditambahkan ke judul dokumen (seperti Laporan Bisnis 2018 – V1.4.docx). Bagian yang sulit adalah menggabungkan single tersebut fileversi dokumen berbasis dan membuat daftar versi dokumen yang kompatibel dengan SharePoint.
Penilaian Konten juga merupakan awal yang penting untuk fase Pembersihan Konten. Hasil Content Assessment dapat digunakan untuk menentukan dokumen yang tidak boleh dimigrasi atau tidak digunakan lagi.
Hasil penilaian ini adalah daftar seluruh dokumen yang dimilikinya URL/lokasi, ukurannya, jenisnya, jumlah versi (jika ada), tanggal pembuatan/modifikasi, dan pengguna yang membuat dan memodifikasi dokumen.
Opsi terbaik untuk membuat daftar semua dokumen yang ada adalah dengan menggunakan skrip PowerShell yang mengulangi semua pustaka dokumen yang ada atau file-struktur berbagi.

4.1.3. Penilaian Alur Kerja
Alur kerja digunakan di SharePoint untuk mengimplementasikan proses bisnis. Banyak organisasi menggunakan berbagai jenis alur kerja untuk mengimplementasikan proses internal mereka. Selama Penilaian Alur Kerja, semua alur kerja yang digunakan dalam lingkungan yang ada sedang dinilai. Penilaian ini mencakup jenis alur kerja (bawaan, SharePoint Designer, kustom, pihak ketiga), lokasi, kasus penggunaan, dan proses bisnis terkait. Selain itu, selama penilaian ini, alur kerja yang ditandai sebagai aktif atau sedang berlangsung dalam jangka waktu yang sangat lama akan diidentifikasi. Sebaiknya putuskan apa yang harus dilakukan dengan alur kerja yang 'dibekukan' sebelum melakukan migrasi.

Informasi paling penting yang perlu disediakan oleh Penilaian Alur Kerja adalah jenis alur kerja karena tidak semua jenis alur kerja dapat dimigrasikan apa adanya ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019.
Banyak organisasi menggunakan kesempatan ini untuk melakukan kembaliview semua alur kerja yang teridentifikasi (tidak hanya yang tidak dapat dimigrasikan) untuk memeriksa apakah alur kerja tersebut masih sesuai dengan persyaratan bisnis. Tidak jarang, organisasi memodernisasi alur kerja yang dibangun dengan teknologi lama (seperti SharePoint Designer) sebelum memigrasikannya ke lingkungan target.

Hasil penilaian ini adalah daftar alur kerja, yaitu URL lokasi tempat alur kerja digunakan, jenis alur kerja (OOTB, SPD, Custom, atau pihak ketiga), dan potensi jalur migrasi. Alur kerja yang tidak dapat dimigrasi sebagaimana adanya perlu didesain ulang menggunakan teknologi yang sesuai (seperti Otomatisasi Daya).

4.1.4. Penilaian Solusi Kustom
Solusi kustom (atau aplikasi kustom) terutama digunakan untuk dua tujuan: meningkatkan fungsionalitas yang sudah ada atau menambahkan fungsionalitas yang tidak ada di SharePoint. Sebagian besar solusi khusus dibuat berdasarkan kode sisi server atau kode sisi klien, dan dibuat sendiri atau dibeli dari vendor pihak ketiga.

Penilaian solusi kustom digunakan untuk membuat inventaris semua solusi kustom, yang digunakan sebagai landasan untuk memutuskan apakah dan bagaimana setiap solusi kustom yang diidentifikasi dimigrasikan ke lingkungan baru. Banyak organisasi menggunakan opsi ini untuk melakukan review semua solusi khusus yang diidentifikasi untuk memeriksa apakah solusi tersebut masih memenuhi persyaratan inti. Penilaian solusi khusus juga memberikan opsi untuk memikirkan modernisasi aplikasi. Meskipun solusi khusus yang ada masih memenuhi persyaratan inti, masuk akal untuk memikirkan modernisasi aplikasi yang ada – seperti meningkatkan/meningkatkan fungsionalitas atau menggunakan platform berbeda untuk menghosting aplikasi (seperti Bahasa Indonesia: Microsoft Azure).

Hasil dari penilaian ini adalah daftar semua solusi khusus, yaitu URL lokasi di mana solusi digunakan, jenis, kasus penggunaan bisnis, kontak yang bertanggung jawab, dan jalur migrasi potensial. Sebaiknya tambahkan juga hyperlink ke dokumentasi pengembangan asli.
Opsi terbaik untuk membuat daftar semua solusi kustom yang ada adalah dengan menggunakan skrip PowerShell untuk mengulangi semua situs yang ada.

4.1.5. Alat Penilaian
Alat Penilaian Migrasi SharePoint (SMAT) adalah baris perintah sederhana yang dapat dijalankan yang akan memindai konten farm SharePoint Anda untuk membantu mengidentifikasi masalah apa pun dengan data yang Anda rencanakan untuk dimigrasikan ke SharePoint Online. Laporan hasil mengarahkan Anda ke artikel untuk membantu Anda memperbaiki masalah apa pun yang ditemukan. Alat ini berjalan di latar belakang tanpa memengaruhi lingkungan produksi Anda.
Alat Penilaian Migrasi SharePoint (SMAT) adalah baris perintah sederhana yang dapat dijalankan yang akan memindai konten farm SharePoint Anda untuk membantu mengidentifikasi dampak migrasi server Anda ke SharePoint Online dengan Microsoft 365. Alat ini juga mencakup Alat Manajemen Identitas Migrasi SharePoint, yang berfungsi pemetaan identitas dengan memindai SharePoint, Active Directory, dan Azure Active Directory. Karena alat ini dirancang untuk berjalan tanpa berdampak pada lingkungan Anda, Anda mungkin mengamati bahwa alat tersebut memerlukan satu hingga dua hari untuk menyelesaikan pemindaian lingkungan Anda. Selama waktu ini, alat tersebut akan melaporkan kemajuan di jendela konsol.
Setelah pemindaian selesai, Anda dapat menemukan hasilnya files di direktori Log. Di sinilah Anda akan menemukan ringkasan dan wawasan yang lebih rinci mengenai skenario yang mungkin terkena dampak migrasi. Alat ini akan melaporkan kembali informasi statistik anonim ke Microsoft untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan Microsoft. Secara opsional, Anda dapat mengidentifikasi organisasi Anda ketika diminta di akhir pemindaian. Jika alat tidak dapat terhubung ke internet untuk melaporkan informasi ini, alat tersebut akan tetap berfungsi seperti yang diharapkan.

Untuk mengunduh alat ini: Alat Penilaian Migrasi SharePoint (SMAT)

4.2. Fase Persiapan
Setelah menilai konten dan lingkungan tempat Anda akan dipindahkan, penting untuk mempersiapkan konten apa yang akan dimigrasikan ke mana, bagaimana, dan kapan. Hal ini menjadi lebih mudah dengan melakukan pembersihan, mengurangi total konten yang ditargetkan, atau dengan jelas mendefinisikan konten apa yang harus diubah. Dalam beberapa situasi, seperti saat berpindah ke SharePoint Online, Anda mungkin akan lebih baik jika membuat terlebih dahulu struktur target sebelum migrasi juga.

4.2.1. Persiapan Struktur Situs
Berdasarkan hasil penilaian struktur lokasi, lokasi perlu dibuat di lingkungan baru. Apabila struktur baru berbeda dengan struktur lama, maka struktur baru perlu dibangun berdasarkan tabel pemetaan seperti yang dijelaskan pada bagian terkait. Jika struktur situs baru digunakan, struktur situs baru tersebut kemungkinan mengikuti rekomendasi Microsoft mengenai Kumpulan Situs di SharePoint. Untuk dapat menerapkan struktur logis, situs tertentu perlu diubah menjadi Situs Hub, dan situs terkait harus dikaitkan dengan situs hubnya.
Sebelum struktur situs baru diimplementasikan, struktur baru perlu diperbaikiviewed. Ini kembaliview harus dilakukan oleh anggota departemen atau entitas perusahaan yang berbeda (jika tidak semua).

4.2.2. Persiapan konten
Berdasarkan hasil penilaian konten, proses pembersihan perlu dimulai.
Pembersihan berarti daftar dokumen yang teridentifikasi sudah kembaliviewberusaha menemukan dokumen yang tidak boleh dimigrasikan ke lingkungan baru – dapat berupa dokumen sementara, dokumen usang, atau dokumen yang sudah tidak relevan lagi. Karena sebagian besar dokumen milik entitas perusahaan tertentu (seperti departemen), pemilik konten atau anggota entitas perusahaan terkait harus ditugaskan untuk membersihkan dokumen mereka.
Jika dokumen dari a file-share harus dimigrasikan ke SharePoint, kemungkinan besar ada beberapa versi dokumen. Sebagai file-share tidak menyediakan dukungan apa pun untuk versi dokumen, editor biasanya menambahkan nomor versi pada judul dokumen. Dokumen "berversi judul" ini perlu diidentifikasi sebelum dimigrasikan ke SharePoint karena pustaka dokumen SharePoint bisa menangani beberapa versi dokumen. Dokumen “berversi judul” yang teridentifikasi perlu ditransfer ke mekanisme pembuatan versi pustaka dokumen SharePoint.
Jika struktur situs lingkungan baru berbeda dengan struktur situs lingkungan lama, kemungkinan besar dokumen akan disimpan ke lokasi berbeda juga. Jika terdapat tabel pemetaan situs, daftar dokumen perlu diperbarui untuk mencerminkan situs baru untuk setiap dokumen. Masuk akal untuk memperbarui daftar dokumen setelah pembersihan.

Pemetaan ini juga harus mempertimbangkan keadaan masa depan yang diinginkan jika Anda ingin melakukan modernisasi selama proses migrasi. Hal ini tidak hanya terjadi pada migrasi SharePoint namun juga relevan file berbagi migrasi.

4.2.3. Persiapan alur kerja
Berdasarkan hasil penilaian alur kerja, jalur migrasi perlu dibuat untuk setiap alur kerja yang diidentifikasi. Jenis alur kerja sangat penting untuk menentukan jalur migrasi. Keputusan pertama yang harus diambil adalah apakah alur kerja harus diperbarui/dimodernisasi berdasarkan fungsionalitas. Jika alur kerja sedang diperbarui atau dimodernisasi, kemungkinan besar alur kerja tersebut perlu dibangun kembali menggunakan teknologi modern (seperti Power Automate).
Jika Anda ingin memulai dengan membuat jalur migrasi, daftar poin-poin berikut mungkin berguna:

• Alur kerja OOTB: biasanya, alur kerja ini dapat dimigrasikan tanpa masalah.
• Alur kerja SharePoint Designer: biasanya, alur kerja ini dapat dimigrasikan tanpa masalah, namun beberapa alur kerja mungkin memerlukan beberapa penyesuaian atau penyesuaian manual.
• Alur kerja khusus: biasanya, ini adalah alur kerja yang dikodekan berdasarkan kode sisi server, yang berarti alur kerja tersebut tidak dapat dimigrasikan ke SharePoint Online. Migrasi ke versi SharePoint lokal yang lebih baru mungkin dapat dilakukan.
• Alur kerja pihak ketiga: dalam kebanyakan kasus, ini adalah alur kerja Nintex atau K2, dan kemungkinan besar, pabrikan menyediakan jalur peningkatan atau prosedur peningkatan.

Berdasarkan jalur peningkatan yang dievaluasi, perkiraan dan jadwal harus dibuat untuk semua alur kerja, yang tidak dapat dimigrasikan apa adanya. Untuk setiap alur kerja yang terkena dampak, upaya yang diperlukan untuk mempersiapkannya menghadapi migrasi (termasuk pembuatan ulang/pengodean ulang) perlu dievaluasi. Garis waktu yang sesuai menunjukkan berapa lama keseluruhan proses persiapan alur kerja lingkungan baru akan berlangsung. Harus ada daftar terperinci yang berisi semua alur kerja, upaya migrasi, dan garis waktu dengan durasi untuk setiap alur kerja di akhir fase persiapan alur kerja.

4.2.4. Persiapan Solusi Kustom
Sangat mirip dengan fase persiapan alur kerja, fase persiapan solusi kustom adalah tentang mempersiapkan solusi kustom untuk migrasi. Jenis solusi khusus sangat penting untuk menentukan jalur migrasi. Terkait dengan alur kerja, keputusan pertama adalah apakah solusi khusus harus diperbarui/dimodernisasi dalam hal fungsionalitas dan/atau pengalaman pengguna. Jika solusi kustom sedang diperbarui atau dimodernisasi, kemungkinan besar solusi kustom tersebut perlu dibangun kembali menggunakan teknologi modern atau platform modern (seperti Microsoft Azure).

Seperti disebutkan sebelumnya, jalur migrasi untuk solusi kustom bergantung pada cara kustom
solusi telah tercipta. Daftar poin-poin berikut mungkin bisa membantu:

• Kode sisi server: ada kemungkinan solusi jenis ini dapat dimigrasikan ke SharePoint lokal dengan upaya yang wajar. Jika platform targetnya adalah Microsoft 365, solusi yang dibangun berdasarkan kode sisi server perlu dibuat ulang karena kode sisi server kustom tidak dapat digunakan.
• Kode sisi klien: ada peluang bagus untuk memigrasikan jenis solusi kustom ini ke SharePoint Online atau SharePoint lokal, namun beberapa pembaruan mungkin diperlukan.
• solusi pihak ketiga: pilihan terbaik adalah menghubungi vendor untuk memeriksa apakah ada jalur migrasi khusus.

4.2.5. perencanaan
Setelah penilaian dan persiapan, rencana migrasi yang terperinci perlu dibuat. Rencana migrasi terperinci mencakup hal berikut:

• Pendekatan migrasi yang dipilih dan alasan mengapa pendekatan tertentu dipilih
• Daftar semua situs dan kumpulan situs yang perlu dimigrasi dan tabel pemetaan jika struktur baru berbeda dari struktur lama
• Daftar semua dokumen yang perlu dimigrasi, lokasinya di lingkungan lama dan di lingkungan baru
• Daftar semua alur kerja (yang sudah ada, dibuat ulang, baru) harus ada di lingkungan baru dan lokasinya. Jika langkah-langkah tambahan diperlukan (seperti menyambungkan kembali alur kerja ke sumber data), langkah-langkah ini juga perlu ditambahkan
• Daftar semua solusi khusus (yang sudah ada, dibuat ulang, baru) harus ada di lingkungan baru dan lokasinya. Jika langkah-langkah tambahan diperlukan (seperti menyambungkan kembali solusi ke sumber data atau petunjuk instalasi tertentu), langkah-langkah ini juga perlu ditambahkan
• Aktivitas tambahan apa pun yang perlu dilakukan selama migrasi dan dependensinya
• Garis waktu terperinci dengan orang yang bertanggung jawab untuk setiap langkah migrasi

4.3. Fase Migrasi
Kini perencanaan dan persiapan telah selesai; kami dapat memigrasikan konten, struktur, dan solusi. Untuk melakukan hal ini, kita perlu menggunakan alat migrasi, berkomunikasi secara efektif, dan mengikuti suatu proses.

4.3.1. Alat
Migrasi berarti memindahkan konten dari satu lingkungan ke lingkungan lain. Meskipun sebagian besar konten dapat dipindahkan ke Microsoft 365 atau SharePoint 2019 secara manual, penggunaan alat migrasi khusus akan memberikan hasil yang cepat.
Ingatlah bahwa berpindah dari SharePoint 2016 atau versi sebelumnya ke SharePoint 2019 atau lokal juga memungkinkan penggunaan pendekatan 'peningkatan' asli. Jadi pastikan untuk mengeksplorasi opsi tersebut jika memungkinkan atau tersedia untuk organisasi Anda. Biasanya, jika Anda tidak memiliki versi terakhir, Anda mungkin perlu melakukan peningkatan dua kali lipat dan mengatasi komplikasi lain yang lebih baik ditangani dalam migrasi. Kecuali Anda berpindah dari tahun 2013 ke 2016 atau 2016 ke 2019, sebaiknya gunakan pendekatan migrasi.

1. Manual	2. Alat Microsoft	3. Alat Pihak Ketiga
● Konten dipindahkan secara manual melalui pengunggahan ● Gratis ● Upaya manual mungkin tidak dapat dilakukan untuk volume yang besar files	● Konten dipindahkan melalui Alat Migrasi SharePoint (SPMT) ● Gratis ● Kumpulan fitur yang terus bertambah ● Hanya mendukung skenario tertentu* (File Saham, SP2010, SP2013, SP2016) *Lihat Catatan Rilis	● Konten dipindahkan melalui alat (misalnya ShareGate, AvePoint, Metalogix) ● Kumpulan fitur Powertul (mis. Riwayat versi) ● Lebih mahal, namun biaya tersebut dapat dengan mudah dibenarkan dalam migrasi yang besar dan lebih kompleks

Kerugian utamatagSalah satu contoh memindahkan konten ke lingkungan baru secara manual (melalui drag and drop browser, melalui sinkronisasi, dll.) adalah hilangnya metadata dasar. Misalnyaampfile: jika dokumen dipindahkan secara manual dari versi SharePoint yang lebih lama ke, misalnya SharePoint Online, informasi tentang tanggal pembuatan dan penulisnya mungkin hilang. Hal ini karena SharePoint Online mungkin menganggap dokumen yang dimigrasikan sebagai dokumen baru karena konten yang diekstraksi mungkin 'dibuat' hari ini. Jika metadata dasar (tanggal pembuatan, penulis, editor, tanggal modifikasi) perlu dipertahankan, alat migrasi khusus sering kali menjadi keharusan.
Ada beberapa solusi untuk migrasi manual. Jika pengguna menggunakan kemampuan Sinkronisasi perpustakaan dan metadata tersedia di file berbagi atau lokasi yang dapat diakses ketika mereka menarik dan melepasnya ke folder Sinkronisasi, metadata konten akan dipertahankan. Ini adalah pendekatan umum yang digunakan untuk membantu organisasi dalam peluncuran OneDrive for Business karena pengguna dapat menggunakan sinkronisasi dan memindahkan konten dari drive masing-masing dan tetap mempertahankan tanggal perubahan terakhir tetap utuh.
Selain dukungan yang disebutkan untuk melestarikan metadata dasar, alat migrasi memiliki keunggulan tambahantagyaitu. Sebagian besar alat migrasi menyertakan fungsi pemeriksaan pra-migrasi yang membantu memeriksa potensi masalah tanpa benar-benar melakukan migrasi. Selain itu, sebagian besar alat migrasi menyertakan fungsi verifikasi. Jika alat migrasi melaporkan tugas migrasi berhasil, maka dapat diasumsikan bahwa konten telah dimigrasikan tanpa kesalahan apa pun. Hal ini sangat mengurangi upaya yang perlu dikeluarkan selama tahap verifikasi.
Alasan penting lainnya untuk menggunakan alat migrasi khusus adalah dukungan metadata. Banyak alat migrasi yang dapat memigrasikan Metadata Terkelola dari lingkungan lama ke lingkungan baru secara otomatis. Misalkan struktur Metadata Terkelola di lingkungan lama berbeda dengan struktur Metadata Terkelola di lingkungan baru. Dalam hal ini, beberapa alat migrasi menawarkan opsi untuk membuat pemetaan Metadata internal.
Beberapa alat migrasi menawarkan dukungan tambahan untuk migrasi kompleks dengan menyediakan antarmuka perangkat lunak yang dapat memanfaatkan skrip PowerShell untuk mengontrol cara konten dimigrasi atau untuk mengotomatiskan tugas migrasi.
Dalam kebanyakan kasus, disarankan untuk menggunakan alat migrasi khusus. Pemeriksaan pra-migrasi yang terintegrasi, verifikasi terintegrasi, dan pelaporan hasil migrasi akan membenarkan biaya tambahan untuk pembelian alat migrasi.
Kabar baiknya adalah Microsoft bekerja keras untuk menutup kesenjangan ini dan memberikan pengalaman yang lebih baik. Alat Migrasi SharePoint telah diperbarui beberapa kali. Sebaiknya pertimbangkan jika Anda memiliki Server SharePoint 2013, Server SharePoint 2010, atau File Berbagi yang ingin Anda pindahkan ke SharePoint Online. Alat Migrasi SharePoint memungkinkan Anda memigrasikan daftar atau files dari pustaka dokumen SharePoint lokal atau lokal Anda file berbagi dan memindahkannya dengan mudah ke SharePoint atau OneDrive di Microsoft 365. Ini tersedia untuk pengguna Microsoft 365 secara gratis.
Jika Anda berada dalam skenario yang sangat tidak beruntung karena tidak ada penawaran produk yang mendukung migrasi dari sistem sumber Anda – maka Anda perlu membuat sendiri alat migrasi. Untuk skenario ini, perlu diingat bahwa Microsoft (dan pihak ketiga) memiliki solusi hebat untuk migrasi dari a file membagikannya ke SharePoint Online atau SharePoint 2019. Jadi tantangannya lebih pada mengekstraksi/mengekspor data dari sistem sumber yang tidak didukung tersebut, lalu menggunakan alat/teknik yang lebih familiar untuk mengimpor/memigrasikan konten ke Microsoft 365.

Pertanyaan Untuk Ditanyakan Kepada Vendor
Penting untuk memahami vendor, alat mereka, dan kemampuannya. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang mungkin Anda ajukan kepada vendor Migrasi saat merencanakan migrasi SharePoint Anda untuk menentukan kemampuan apa yang dimiliki produk mereka.

Pertanyaan Evaluasi Vendor Teknologi
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan awal sederhana yang penting untuk mengevaluasi teknologi apa pun.

• Versi apa produknya?
• Seberapa matang produknya?
  o Seberapa matang ekosistem pendukung produk dan vendornya?
• Seberapa dapat diperluas dan disesuaikan produknya?
• Seberapa ramah pengguna dan bermanfaatkah produk tersebut?
  o Bagaimana produk menangani pengecualian?
  o Untuk siapa UI dirancang?
• Seberapa sulitkah mengelola dan mengelola produk?
  o Bagaimana cara memperbarui produk?
  o Seberapa rumit instalasinya, dan seberapa rumit dependensinya?
  o Apakah ini mendukung otomatisasi? (Dapatkah Anda mengelompokkan skrip atau mengotomatiskan tugas administratif?)
• Siapa lagi yang menggunakan alat ini?
  o Seperti apa pengalaman mereka terhadap alat ini?
  o Apakah mereka mempunyai kebutuhan serupa?
• Bagaimana vendor melakukan dukungan?
  o Bagaimana reputasi dukungan vendor?
• Penerapan Produk (Berdasarkan Bukti Konsep/Demonstrasi Produk)
• Proposal Harga Terperinci (Termasuk Perkiraan Biaya Integrasi, Dukungan, dan Pelatihan)
  o Hal ini juga harus mempertimbangkan investasi yang ada dalam organisasi Anda.

Selain pertanyaan dasar ini, Anda dapat menggali perbandingan fitur spesifik dan analisis fitur.

Menyalin Pertanyaan Konten SharePoint

• Bagaimana cara kerja alat migrasi SharePoint saat menyalin konten SharePoint?
  o Apakah ini memungkinkan pengguna untuk menyalin konten menggunakan antarmuka OOTB SharePoint?
  ▪ Contohample: Melalui Pita SharePoint?
  o Apakah ini memungkinkan pengguna untuk menyalin konten melalui antarmuka khusus?
  ▪ Apakah pengguna dapat dilatih dan/atau diberi akses ke antarmuka ini?
• Konten SharePoint apa yang dapat disalin oleh alat ini?
  o Apakah alat tersebut memahami situs/halaman modern, dan apakah alat tersebut mendukung migrasi ke situs/halaman tersebut?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan satu atau lebih Daftar?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan konten antar Daftar?
  • Apakah alat ini mendukung daftar penyalinan views?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan satu atau lebih Perpustakaan?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan konten antar Perpustakaan?
  • Apakah alat ini mendukung penyalinan perpustakaan views?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan item dengan lampiran?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan atau penyertaan versi pada item daftar dan pustaka? Apakah alat ini mendukung penyalinan kumpulan dokumen?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan halaman?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan web halaman bagian?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan halaman wiki?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan halaman penerbitan?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan satu atau beberapa Situs?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan semua jenis situs?
  • Apakah mendukung penyalinan Situs Tim?
  • Apakah mendukung penyalinan Situs Penerbitan?
  • Apakah mendukung penyalinan Blog?
  • Apakah mendukung penyalinan Wiki?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan satu atau beberapa Kumpulan Situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan konten galeri Kumpulan Situs?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan tata letak halaman?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan MasterPages?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Templat Daftar?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Templat Situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Style Library?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Tipe Konten Situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Kolom Situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan templat dokumen?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan web bagian?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan bidang berikut?
  ▪ Bidang Metadata Terkelola
  ▪ Bidang Hyperlink
  ▪ Bidang Pilihan
  ▪ Bidang Multi-Nilai
  ▪ Bidang Kata Kunci Perusahaan
  ▪ Bidang Orang atau Grup
  ▪ Tanggal, Nomor, Mata Uang, Teks, Catatan, Bidang Kotak Centang
  ▪ Bidang Pencarian
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Izin?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Tingkat Izin?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Grup?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan pengaturan pewarisan?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Izin unik?
  • Pada tingkat dokumen/item?
  • Pada tingkat kumpulan folder/dokumen?
  • Pada tingkat daftar/perpustakaan?
  • Di tingkat lokasi?
  • Pada tingkat kumpulan situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan administrator Kumpulan Situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan/penggabungan grup penyimpanan istilah dan kumpulan istilah?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan tema atau pengaturan tampilan dan nuansa?
  ▪ Dari tahun 2013 hingga 2013? Bagaimana dengan versi lainnya?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan pengaturan/data situs?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan navigasi situs?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Formulir InfoPath?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Konten Formulir InfoPath? (XML)
  o Apakah alat ini mendukung alur kerja penyalinan?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan alur kerja OOTB (Out of the box)?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan alur kerja SharePoint Designer?
  • Apakah ini termasuk dukungan untuk menyalin alur kerja SharePoint Designer yang Dapat Digunakan Kembali?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan objek SharePoint Designer?
  • Apakah alat ini mendukung penyalinan DataFormWebbagian?
  • Apakah alat ini mendukung penyalinan tindakan khusus?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan Peringatan?

Pertanyaan Restrukturisasi & Fleksibilitas

• Apakah alat ini memungkinkan dilakukannya pemetaan ulang atau perbaikan terencana pada struktur yang ada?
  o Apakah alat ini memungkinkan pemetaan ulang tipe konten selama penyalinan?
  o Apakah alat ini memungkinkan pemetaan ulang bidang (kolom) selama penyalinan?
  o Apakah alat ini mendukung pemfilteran konten sebelum menyalin atau selama proses penyalinan?
  o Apakah alat ini mendukung pemetaan Properti MS Office ke bidang SharePoint?
  o Apakah alat ini mendukung penghapusan struktur folder yang ada selama penyalinan?
  o Apakah alat ini mendukung pemetaan nama folder ke bidang selama penyalinan?
  o Apakah alat ini mendukung pemetaan folder ke kumpulan dokumen selama penyalinan?
  o Apakah alat ini memungkinkan pembuatan nilai bidang baru ketika bidang “Izinkan Pilihan Isian” diaktifkan?
  o Apakah alat ini memungkinkan untuk otomatis tagging konten selama penyalinan?
• Example: Berdasarkan nilai bidang, nama dokumen, dll – tetapkan nilai XYZ ke bidang A.
  o Apakah alat ini mendukung konversi jenis bidang?
  ▪ Apakah alat ini mendukung konversi kolom string menjadi kolom orang atau grup?
  ▪ Apakah alat ini mendukung konversi kolom string atau kolom pilihan menjadi kolom pencarian?
  ▪ Apakah alat ini mendukung konversi kolom string, pilihan, atau pencarian menjadi kolom Metadata Terkelola?
  o Apakah alat ini mendukung pemetaan ulang akun pengguna dan grup selama proses penyalinan?
• Apakah alat tersebut mendukung pelestarian data?
  o Apakah alat ini mendukung pelestarian properti yang dibuat dan dimodifikasi?
  o Apakah alat ini mendukung pelestarian nilai bidang metadata terkelola?
  o Apakah alat ini mendukung pelestarian nilai bidang pencarian?
  o Apakah alat ini mendukung pelestarian status persetujuan?
• Apakah alat ini menawarkan opsi fleksibel yang penting selama proses penyalinan?
  o Bisakah alat ini mengabaikan kolom yang wajib diisi selama proses penyalinan?
  o Bisakah pengguna mengganti/menentukan akun yang digunakan untuk dibuat oleh/dimodifikasi oleh nilai?
  o Dapatkah alat ini memperbaiki tautan selama proses penyalinan?
  o Dapatkah alat ini mengubah tata letak halaman penerbitan untuk beberapa halaman?
  o Dapatkah alat ini mendukung perubahan Templat Daftar selama proses penyalinan?
  o Dapatkah alat ini mendukung perubahan Templat Situs selama proses penyalinan?
  o Dapatkah alat tersebut mempromosikan situs ke Kumpulan Situsnya sendiri?
  o Dapatkah alat menyetujui atau menolak item SharePoint secara massal?
  o Dapatkah alat ini mengizinkan administrator untuk memindai konten berdasarkan kriteria ekspresi reguler di dalamnya filepasir file properti untuk mencakup migrasi?
  o Dapatkah alat ini menggabungkan dan menyatukan kondisi/ekspresi dalam struktur yang kompleks untuk mendukung upaya pelingkupan atau restrukturisasi migrasi?
  o Apakah alat ini mendukung salinan konten inkremental atau delta?
  ▪ Apa saja keterbatasan dari dukungan ini?

Pertanyaan Otomatisasi & Manajemen

• Apakah alat tersebut mendukung pelaksanaan operasi menggunakan skrip, antarmuka baris perintah, atau melalui PowerShell?
• Apakah alat ini mendukung penjadwalan dan pelaksanaan migrasi berdasarkan rencana migrasi?
• Apakah alat ini mendukung pembuatan template dari migrasi sebelumnya atau migrasi terencana?
  o Apakah alat ini mendukung pembuatan template pemetaan lapangan?
• Apakah alat ini mendukung penyalinan konten dengan memanfaatkan CSV?
  o Bisakah Anda menyalin daftar/perpustakaan menggunakan metode ini?
  o Bisakah Anda menyalin situs menggunakan metode ini?
  o Apakah penyalinan ini menggunakan CSV yang mendukung banyak lokasi?
  o Apakah proses CSV ini dapat mendukung tagpenyelesaian barang/dokumen
• Apakah alat ini menghasilkan log untuk pekerjaan/aktivitas yang dilakukan dalam migrasi?
• Apakah alat ini menyimpan riwayat migrasi sebelumnya?
  o Apakah riwayat ini mencatat masalah, peringatan, kesalahan, dan keberhasilan?
• Apakah alat ini mendukung pemrosesan ulang atau migrasi konten yang gagal?
• Apakah alat ini memungkinkan penentuan prioritas aktivitas migrasi/proses migrasi tertentu?
• Apakah alat tersebut memiliki cara yang aman untuk menyimpan kredensial yang digunakan untuk aktivitas migrasi?

Pertanyaan Dukungan Pra-Migrasi

• Apakah alat tersebut mendukung proses pra-migrasi?
  o Apakah alat ini menyediakan pelaporan pra-migrasi?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi potensi permasalahan dalam daftar yang luas?
  • Apakah sistem ini mengidentifikasi di mana letak daftar-daftar luas tersebut?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi potensi masalah dengan daftar yang besar?
  • Apakah sistem ini mengidentifikasi di mana letak daftar-daftar besar ini?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi potensi masalah penyesuaian?
  • Apakah ini mengidentifikasi lokasi penyesuaian tersebut?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi potensi masalah pada alur kerja?
  • Apakah ini mengidentifikasi Alur Kerja OOTB, SharePoint Designer, Custom, atau Pihak Ketiga (Misample: Sembilanx)?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi potensi masalah pada database atau kumpulan situs yang besar?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi Jenis Konten yang digunakan dan tersedia yang mungkin perlu dimigrasi?
  ▪ Apakah pelaporan ini mengidentifikasi templat situs dan templat daftar yang digunakan?
  • Apakah ini termasuk templat situs kustom/templat daftar yang dibuat oleh organisasi Anda?
  ▪ Apakah alat ini menyediakan pelaporan tingkat izin, pengguna, grup, dan izin?
  • Apakah alat ini mendukung pemindaian konten dengan warisan izin yang rusak?
  ▪ Apakah alat ini menyediakan pelaporan mengenai konten di file saham?
  o Apakah alat tersebut menyediakan kosakata, taksonomi, atau pelaporan konsep?
  ▪ Apakah hal ini dilakukan untuk membantu meningkatkan pengembangan metadata atau mengembangkan penyimpanan metadata terkelola?
  ▪ Apakah pelaporan ini dapat dimanfaatkan untuk menetapkan metadata pada saat migrasi?
  o Apakah alat ini memungkinkan pendeteksian PII (Informasi Identifikasi Pribadi), PHI (Informasi Kesehatan yang Dilindungi), dan data privasi lainnya di dalam files?

Pertanyaan Dukungan Pasca Migrasi

• Apakah alat tersebut menyediakan laporan perbandingan atau fungsi perbandingan?
  o Apakah ini memungkinkan perbandingan izin antara situs, daftar, dan item?
  ▪ Apakah hal ini memungkinkan perbandingan situs dalam dua kumpulan situs terpisah?
  o Apakah ini memungkinkan perbandingan isi kumpulan situs, situs, daftar, dan folder?
  ▪ Apakah hal ini memungkinkan perbandingan tipe konten dan kolom dari dua kumpulan situs, situs, atau daftar?
  • Apakah hal ini juga memungkinkan dilakukannya perbandingan nilai kolom (metadata)?
  o Apakah alat ini memungkinkan perbandingan penyimpanan istilah antara dua server farm?
  o Bisakah Anda memulai migrasi atau menyalin/menyinkronkan berdasarkan hasil laporan perbandingan?

Pertanyaan Dukungan Teknologi

• Versi SharePoint apa yang didukung alat migrasi?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint Online (Microsoft 365)?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2019?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2016?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2013?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2010?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2007?
  o Apakah alat ini mendukung SharePoint 2003?
• Apakah alat tersebut mendukung interaksi dengan File Sistem?
  o Apakah alat ini mendukung pengunggahan files dari File Sistem?
  ▪ Apakah alat ini dapat memetakan properti NTFS ke kolom SharePoint?
  ▪ Apakah alat ini dapat memperbaiki karakter ilegal secara otomatis saat pengunggahan?
  • Apakah alat ini memungkinkan penyesuaian penggantian karakter ilegal?
  ▪ Bisakah alat ini mengabaikan kolom yang wajib diisi saat mengunggah?
  ▪ Dapat alat secara otomatis tag konten saat diunggah berdasarkan kondisi?
  • Bagaimana kondisinya atau tagopsi apa yang tersedia?
  ▪ Apakah alat ini dapat mengonversi folder menjadi kumpulan dokumen saat pengunggahan?
  o Apakah alat ini mendukung pengunduhan fileke File Sistem?
• Apakah alat ini mendukung interaksi dengan data Email dan Exchange?
  o Apakah alat ini mendukung penyalinan data kotak surat dan folder publik ke SharePoint?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan beberapa kotak surat dan folder publik ke SharePoint menggunakan CSV?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan Arsip PST Outlook ke SharePoint?
  ▪ Apakah alat ini mendukung pemetaan Properti Email dan Folder Publik ke Bidang SharePoint?
  ▪ Apakah alat ini mendukung penyalinan izin Exchange Public Folder ke SharePoint?

4.3.2. Komunikasi
Migrasi tidak dapat dilakukan tanpa melibatkan staf. Meskipun hanya sedikit anggota staf yang secara aktif mengerjakan migrasi, semua orang di organisasi perlu diberi tahu tentang migrasi, jadwal, dan dampak migrasi terhadap bisnis sehari-hari.
Dianjurkan untuk mengirimkan pemberitahuan kepada semua pengguna organisasi secara teratur agar mereka selalu mengetahui informasi terkini mengenai perencanaan migrasi.
Terlepas dari apakah ini dilakukan secara bertahap atau sekali pakai, pengguna yang terkena dampak perlu diberi tahu sebelum melakukan aktivitas migrasi. Setiap pemberitahuan harus menyertakan informasi berikut:

• Deskripsi aktivitas migrasi yang akan dilakukan, termasuk timeline-nya
• Data yang terpengaruh/situs atau kumpulan situs yang terpengaruh
• Hasil yang diantisipasi dari aktivitas migrasi
• Perubahan pada izin (seperti situs tertentu akan diubah ke mode baca-saja)
• Tautan ke lingkungan baru dan konten yang dimigrasi
• Seorang penghubung yang berdedikasi

Setiap migrasi berdampak pada bisnis dan pekerjaan sehari-hari staf. Tujuan utama setiap migrasi adalah meminimalkan dampak terhadap bisnis. Hal ini dapat dicapai dengan perencanaan migrasi yang menyeluruh, melibatkan staf, dan komunikasi yang jelas dan proaktif.

4.3.3. Proses Migrasi
Ada dua pendekatan migrasi (yang telah diperkenalkan di bagian 3.2. Migrasi): pendekatan sekaligus (terkadang juga disebut pendekatan big-bang) dan pendekatan bertahap. Untuk memperumit masalah, terkadang pendekatan sekaligus ditangani sebagai pendekatan bertahap.
Mari kita tambahkan kejelasan pada hal ini. Saat melihat pendekatan migrasi, kita perlu membedakan antara tampilan migrasi bagi pengguna dan cara migrasi dijalankan secara internal.
Mari kita mulai dengan cara pengguna memandang migrasi. Bagi pengguna, pendekatan sekaligus terlihat seperti ini: pada hari Jumat, sistem yang ada diubah menjadi mode Read-Only, dan selama akhir pekan, sistem lama dimigrasikan ke lingkungan baru. Pada Senin pagi, pengguna melanjutkan aktivitas sehari-harinya dengan menggunakan lingkungan baru. Meskipun hal ini hanya dapat dilakukan pada lingkungan yang lebih kecil, pendekatan migrasi ini tidak jarang digunakan. Banyak usaha kecil dan menengah yang menggunakan pendekatan ini.

Jika pendekatan bertahap digunakan, pengguna akan mengetahui bahwa migrasi dilakukan oleh badan usaha oleh badan usaha (seperti departemen demi departemen). Biasanya, pendekatan ini memiliki dampak yang lebih kecil terhadap bisnis dibandingkan pendekatan sekaligus. Namun, hal ini akan memerlukan waktu yang jauh lebih lama, yang menjadi alasan mengapa organisasi-organisasi besar menggunakan pendekatan ini.

Ketika melihat proses migrasi itu sendiri (proses teknis migrasi), kita akan melihat kembali kedua pendekatan tersebut. Metode sekaligus sering digunakan untuk memigrasikan satu Kumpulan Situs ke lingkungan baru dengan menggunakan alat migrasi khusus. Intinya, alat migrasi digunakan untuk melakukan lift-and-shift – atau dengan kata lain: alat migrasi digunakan untuk membuat salinan persis dari lingkungan lama ke lingkungan baru.

Pendekatan bertahap berarti situs demi situs dimigrasikan ke lingkungan baru dari sudut pandang teknis. Hal ini juga mencakup situs yang dimigrasikan ke Kumpulan Situs yang berbeda karena arsitektur informasi lingkungan target berbeda dari lingkungan sumber. Dalam hal ini, lokasi dimigrasikan dan diverifikasi secara bertahap – sering kali diprioritaskan berdasarkan kompleksitas.

Dengan penjelasan sebelumnya, mari kita kembali ke pernyataan di awal bagian ini.
Migrasi dapat terlihat seperti pendekatan sekaligus (atau pendekatan besar-besaran) bagi pengguna, sementara secara teknis, pendekatan bertahap digunakan oleh tim yang melaksanakan migrasi.

Apa pun pilihannya, pendekatan ini tetap memanfaatkan kumpulan migrasi yang masing-masing divalidasi setelah migrasi berhasil.

Kami juga (biasanya) melacak setiap migrasi batch untuk validasi, peralihan, dan juga dukungan manajemen perubahan.

4.3.4. Durasi Migrasi
Apa pun pendekatannya, perencanaan sangat penting dalam segala jenis migrasi. Sebelum memulai migrasi konten, rencana migrasi harus diperiksa beberapa kali, dan jadwal serta pencapaian juga harus diverifikasi berkali-kali.
Saat merencanakan jadwal, disarankan untuk menambahkan waktu untuk keadaan atau gangguan yang tidak terduga. Ini mantanample: Katakanlah sebagai aturan praktis kita di 2toLead menghitung migrasi ke SharePoint online dengan kecepatan transfer rata-rata sekitar 5 GB/jam. Misalkan, karena alasan apa pun, kecepatan transfer lebih rendah dari yang diharapkan pada hari Anda melakukan migrasi. Dalam hal ini, penundaan yang disebabkan oleh rendahnya kecepatan transfer akan berdampak negatif pada timeline. Mantan dasar iniample menunjukkan pentingnya memiliki garis waktu yang terperinci dan terverifikasi dengan banyak detail dan pencapaian. Selama migrasi, garis waktu perlu diawasi dan dikontrol dengan cermat, dan untuk setiap pencapaian, perlu ada rencana cadangan jika pencapaian tersebut tidak dapat dicapai.
Salah satu hal yang paling menantang dalam migrasi ke layanan SaaS seperti SharePoint online adalah durasi migrasi tidak dapat diprediksi secara akurat karena pembatasan berdasarkan penggunaan dan pola yang rumit. Banyak faktor yang mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk bermigrasi atau durasi migrasi. Beberapa faktor ini dapat dikelola, dan faktor lainnya berada di luar kendali tim migrasi. Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik sederhana saat mencoba memprediksi kecepatan migrasi dalam skenario Anda:

Uji kecepatan migrasi setidaknya beberapa kali sebelum mengunci timeline/tanggal Anda.

Cara termudah untuk memperkirakan kecepatan migrasi adalah dengan mengumpulkan wawasan dan bukti kecepatan yang diharapkan melalui pengujian. Ingatlah bahwa meskipun Anda telah mengujinya, ada alasan mengapa durasi migrasi dapat berfluktuasi. Sebagai mantanample, prediksi durasi migrasi dapat berfluktuasi berdasarkan ukuran pengujian file ukuran. Jadi, memiliki beragam file jenis adalah yang terbaik dan memiliki perkiraan durasi yang bervariasi sangatlah penting.

Pahami cara kerja pembatasan dan pembatasan tarif.
SharePoint Online adalah solusi SaaS dan merupakan lingkungan multi-penyewa. Untuk memastikan kualitas layanan bagi semua pelanggan pada perangkat keras/layanan bersama, mereka menerapkan pembatasan atau pembatasan tarif. Mesin pelambatan SharePoint Online bersifat dinamis. Ada kalanya lebih banyak sumber daya yang dapat digunakan untuk pemrosesan migrasi, dan ada kalanya sumber daya yang tersedia jauh lebih sedikit. Pembatasan yang signifikan harus dilakukan untuk menjaga lingkungan tetap responsif bagi semua penyewa.

Hal ini sangat menantang jika Anda berpindah ke lingkungan target SharePoint Online yang digunakan secara aktif. Dalam skenario 'lapangan hijau', migrasi lebih dapat diprediksi, namun dalam lingkungan yang digunakan secara aktif, garis waktu dan durasi dapat berfluktuasi secara signifikan dan lebih sulit diprediksi. Perlu diingat bahwa jika Anda memiliki kumpulan atau koleksi dalam jumlah besar untuk migrasi yang mungkin memerlukan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk dimigrasikan, hal ini akan semakin menimbulkan tantangan karena penggunaan penyewa online akan meningkat seiring waktu seiring dengan semakin banyaknya pengguna yang melakukan transisi ke sana.

Sistem sumber dan perangkat keras migrasi dapat memengaruhi durasinya.
Kualitas sistem sumber dan perangkat keras migrasi akan mempengaruhi durasi baik secara positif maupun negatif. Hal ini sangat umum terjadi pada orang yang menua file sistem manajemen dokumen berbagi atau warisan untuk mempengaruhi keseluruhan hasil migrasi karena kinerja yang buruk atau perangkat keras yang lebih tua.

4.4. Fase Pengujian/Validasi
Saat memigrasikan konten, pengujian yang konsisten dan sering harus dilakukan. Pengujian otomatis dan pengujian yang dipimpin pengguna dapat diterapkan.

4.4.1. Validasi Konten
Pada dasarnya, ada tiga tipe konten SharePoint: data terstruktur (seperti daftar dan kalender), dokumen, dan halaman.
Jika alat migrasi khusus digunakan, kemungkinan besar alat migrasi tersebut menyertakan fungsi validasi. Artinya, dokumen (dan halaman) yang dimigrasikan menggunakan alat migrasi tidak perlu divalidasi satu per satu. Jika alat validasi melaporkan bahwa dokumen telah dimigrasi dan divalidasi, hampir tidak ada kebutuhan untuk memvalidasi ulang dokumen tersebut secara manual.

Halaman SharePoint disimpan sebagai dokumen ASPX ke pustaka dokumen tertentu. Meski terlihat sebagai dokumen, ada satu perbedaan signifikan dengan dokumen biasa. Halaman SharePoint bisa menghosting aplikasi dan web bagian. Sebagian besar alat migrasi dapat memigrasikan konten dinamis (seperti aplikasi dan web bagian) ke lingkungan baru, tetapi mereka tidak dapat memvalidasinya dalam hal fungsionalitas dan konfigurasi. Artinya, setiap halaman SharePoint yang dimigrasi perlu divalidasi secara manual, yang mencakup validasi setiap aplikasi yang disematkan atau web bagian.

4.4.2 Validasi Alur Kerja
Alat migrasi khusus juga dapat memigrasikan alur kerja dari lingkungan lama ke lingkungan baru. Hal ini juga berlaku untuk alur kerja OOTB, dan alur kerja SharePoint Designer dan bergantung pada alat migrasi - termasuk validasi dasar. Namun, hal itu tidak berarti bahwa semua alur kerja yang dimigrasi akan berjalan tanpa kesalahan di lingkungan baru.
Biasanya, alur kerja dibuat berdasarkan penjelasan rinci tentang fungsinya, termasuk diagram dan instruksi untuk pengujian (misalnya, uji penerimaan pengguna). Disarankan untuk menguji kembali alur kerja yang dimigrasi dengan cara yang sama seperti yang diuji sebelum penerapannya ke lingkungan lama. Artinya, instruksi pengujian yang ada dapat digunakan kembali untuk menguji fungsionalitas alur kerja setelah bermigrasi ke lingkungan baru.
Alur kerja yang dimigrasikan berdasarkan jalur migrasi tertentu (seperti alur kerja pihak ketiga) akan memerlukan validasi serupa. Namun, dapat diasumsikan bahwa fungsionalitas dasar alur kerja pihak ketiga telah diuji oleh pabrikan.

4.4.3 Validasi Solusi Kustom
Validasi solusi kustom mirip dengan validasi alur kerja kustom, seperti yang dijelaskan di bagian sebelumnya. Misalkan solusi kustom dimigrasikan dari SharePoint lokal ke versi SharePoint lokal yang lebih baru (seperti SharePoint 2019). Dalam hal ini, kemungkinan besar solusi kustom akan berfungsi di lingkungan baru hanya dengan sedikit penyesuaian manual, namun hal tersebut tidak mengabaikan kebutuhan akan validasi.
Misalkan solusi kustom dimigrasikan ke lingkungan yang sama (seperti dari SharePoint lokal ke SharePoint lokal). Dalam hal ini, validasi solusi kustom yang dimigrasi dapat dilakukan berdasarkan instruksi pengujian yang telah digunakan di lingkungan lama. Terkadang, instruksi pengujian lama memerlukan beberapa pembaruan untuk menyesuaikannya dengan lingkungan yang lebih baru (dan modern).
Solusi kustom yang dimigrasikan dari lingkungan lokal ke SharePoint Online sering kali telah dikodekan ulang atau dibuat ulang sebelumnya, yang berarti solusi tersebut harus lulus pengujian sepenuhnya.

4.5. Fase Pasca Migrasi
Fase pasca-migrasi sering kali diabaikan karena organisasi tidak menyadari tindakan yang perlu dilakukan selama fase ini dan pentingnya tindakan tersebut.

4.5.1. Pelatihan Pengguna
Bahkan jika migrasi hanya sekedar perubahan ke lingkungan baru (yang tidak mengubah struktur apa pun), pengguna akan memerlukan pelatihan yang disesuaikan, setidaknya untuk platform baru.
Tanpa pelatihan pengguna yang tepat, banyak manfaat yang ditawarkan migrasi akan hilang. Di salah satu bagian sebelumnya, saya menyebutkan bahwa intranet perusahaan dapat dianggap sebagai alat yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan bisnis sehari-hari. Jika suatu alat diganti, diperlukan pelatihan untuk memastikan bahwa alat baru tersebut digunakan dengan efisiensi terbaik.

Biasanya, ada tiga kelompok pengguna yang memerlukan pelatihan khusus:

• Administrator
• Pemilik Situs
• Pengguna biasa

Sesi pelatihan untuk semua kelompok yang disebutkan di atas harus direncanakan dengan cermat. Untuk organisasi yang lebih besar, masuk akal untuk menawarkan pelatihan pengguna beberapa kali per tahun untuk memastikan bahwa karyawan baru menerima pelatihan yang tepat sesegera mungkin. Untuk organisasi yang lebih kecil, pelatihan pengguna awal dapat direkam. Karyawan baru akan mendapatkan akses ke rekaman tersebut selama orientasi mereka.
Pelatihan pengguna tidak boleh disampaikan oleh departemen TI saja. Seringkali masuk akal untuk melibatkan pakar eksternal (seperti moderator profesional) untuk menyampaikan sesi pelatihan.

4.5.2. Perencanaan Adopsi Pengguna
Ada dua alasan utama mengapa adopsi pengguna itu penting. Organisasi mana pun harus dapat mengukur bagaimana karyawan menggunakan portal yang dimigrasi. Ini mantanample: anggap saja salah satu alasan migrasi adalah untuk memberikan pengalaman pencarian yang lebih baik dan memungkinkan pengguna mengambil dokumen dengan cepat. Dalam hal ini, cara untuk mengukur adopsi pengguna (dan keberhasilan migrasi) adalah dengan memantau jumlah kueri penelusuran atau jumlah kueri penelusuran yang tidak memberikan hasil apa pun. Mengukur kriteria keberhasilan ini tidak sulit untuk dilakukan (karena ada metode gratis Paket konten Adopsi Pengguna Microsoft 365), namun mencari tahu apa yang disampaikan oleh analisis yang diambil dan apa manfaatnya, bisa jadi jauh lebih sulit.
Tindakan penting terkait adopsi pengguna adalah terus mengukur setidaknya kriteria keberhasilan yang teridentifikasi setelah migrasi dilakukan dan menyimpulkan tindakan yang tepat dari analisis yang diambil untuk memastikan bahwa migrasi tetap berhasil.

4.5.3. Tindakan yang Mendampingi
Selain pelatihan pengguna dan perencanaan adopsi, ada tindakan tambahan. Tindakan-tindakan ini termasuk (namun tidak terbatas pada) hal-hal berikut:

• Meja Bantuan: meskipun karyawan mengikuti pelatihan pengguna yang tepat dan disesuaikan, pengguna akan memiliki pertanyaan tambahan mengenai fungsionalitas atau proses bisnis. Sangat penting untuk membantu pengguna setelah migrasi, dan pengguna harus mengetahui siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan, ingin melaporkan kesalahan, atau hanya ingin memberikan masukan. Mengabaikan pentingnya meja bantuan dapat mengakibatkan menurunnya penerimaan pengguna.
• Mengumpulkan umpan balik: pengumpulan umpan balik bukanlah tindakan yang dilakukan satu kali setelah migrasi, namun merupakan proses berkelanjutan, termasuk mengevaluasi umpan balik untuk meluncurkan tindakan yang dirancang untuk melawan perkembangan negatif apa pun.
• Libatkan pengguna: intranet perusahaan baru sering kali memberikan peluang untuk mendorong keterlibatan pengguna dan mendorong pengguna untuk meningkatkan jaringan perusahaan. Beberapa pengguna mungkin memerlukan dorongan tambahan sebelum mereka menggunakan intranet perusahaan baru sebagaimana dimaksud. Salah satu cara untuk mendorong keterlibatan pengguna adalah dengan memanfaatkan ide gamifikasi. Seorang mantanampTujuannya adalah menerbitkan kuesioner atau kompetisi untuk menunjukkan kepada pengguna cara menggunakan intranet perusahaan baru dengan cara yang menyenangkan.

4.5.4. Memperbaiki Tautan Rusak & Referensial
Saat berpindah dari satu toko konten ke toko konten lainnya, URL pola dapat berubah. Hal ini dapat berarti dokumen yang mereferensikan satu sama lain di SharePoint (atau sistem sumber) tidak lagi dapat menyelesaikan tautan atau koneksi tersebut dengan benar. Kabar baiknya adalah banyak solusi pihak ketiga yang memungkinkan Anda memindai dan kemudian mengidentifikasi tautan yang rusak. Alat-alat ini juga sering kali memungkinkan Anda mengganti atau memperbaiki tautan yang rusak menggunakan alat tersebut.

Anda bahkan dapat melakukannya sendiri dengan kode atau PowerShell jika tim Anda merasa nyaman melakukan pekerjaan tersebut. Misalnyaample, artikel stack overflow ini merujuk pada cara menulis PowerShell untuk menemukan dan mengganti URLs digunakan dalam Rumus Excel secara massal.

RISIKO UNTUK SUKSES

Beberapa faktor dapat memengaruhi keberhasilan upaya migrasi konten yang dirasakan oleh tim proyek dan pemangku kepentingan eksternal.

• Perubahan Teknis vs. Perubahan Organisasi – Di sebagian besar organisasi, Anda tidak hanya mengangkat struktur yang sama dari sumber ke target. Anda sering kali mengoptimalkan, menyusun ulang, atau meningkatkan selama atau 'setelah' konten dimigrasikan sebelum Anda menganggap proyek tersebut selesai atau berhasil. Kesulitannya di sini adalah bahwa proyek migrasi teknis seringkali mempunyai cakupan yang baik, biasanya berjalan sesuai anggaran, dan sering kali selesai tepat waktu. Sayangnya, pekerjaan perubahan/restrukturisasi dan optimalisasi organisasi sering kali tidak memiliki cakupan yang baik, cakupan perubahan lebih sering melebihi anggaran, dan biasanya memakan waktu lebih lama (memperpanjang jangka waktu banyak proyek migrasi). Kami sangat menyarankan untuk memperlakukan ini sebagai dua proyek. Proyek migrasi dan proyek pengoptimalan informasi/SharePoint. Dengan cara ini, Anda dapat mengelola proyek pengoptimalan dengan lebih baik secara berbeda dari proyek migrasi teknis yang lebih jelas. Selain itu, setelah Anda beralih ke cloud, Anda masih perlu melakukan proyek pengoptimalan ini dari waktu ke waktu (seperti setiap beberapa tahun industri, perusahaan, proses, dan perubahan lainnya – memerlukan investasi jika kami ingin mendapatkan hasil maksimal dari kami. informasi).
• Harapan Umum – Migrasi Konten adalah tugas yang sangat membosankan dalam proyek apa pun yang memerlukan perhatian dan komitmen yang mendetail terhadap upaya yang diperlukan. Seringkali ekspektasinya adalah bahwa konten dapat dipindahkan dengan sedikit usahaview atau intervensi setelah kejadian tersebut. Mengingat bahwa desain ulang situs mencakup pemindahan konten ke lokasi baru, mengambil keuntungan dari hal tersebuttagMeskipun terdapat fungsionalitas dan kemampuan baru, serta perbaikan umum pada tampilan dan nuansa, hal ini bukanlah ekspektasi yang adil. Tim proyek biasanya cukup menyadari hal ini dan mempunyai harapan yang sesuai. Namun, pemangku kepentingan eksternal atau anggota tim yang hanya dipanggil untuk melakukan migrasi mungkin tidak terlalu meremehkan hal ini. Memastikan bahwa harapan-harapan tersebut selaras dengan semua kelompok sangatlah penting bagi keberhasilan migrasi.
• Kapan Harus Konten Review – Menentukan konten terbaik atau paling efisienview waktu cenderung menjadi masalah. Mengingat sifatnya yang memakan waktu, sulit untuk meyakinkan pemangku kepentingan eksternal untuk melakukan hal tersebutview konten mereka terlebih dahulu untuk memastikan bahwa konten tersebut layak dipindahkan ke situs baru. Ada godaan umum untuk mengatakan: 'kami akan bermigrasi ke situs saat ini ke sistem/layanan baru, dan akan lebih mudah untuk membersihkannya.
  Sayangnya, hal ini jarang berhasil dalam praktiknya. Setelah situs baru aktif, tekanan untuk membersihkan konten menghilang, halaman menjadi tidak berguna, dan pembaruan konten berfokus pada masa kini dan masa depan, bukan masa lalu. Jika pendekatan ini yang dipilih, paling tidak, identifikasi apa yang masih belum terealisasi untuk 'dibersihkan nanti' sehingga sumber daya migrasi yang mahal bisa dimaksimalkan dan ciptakan strategi untuk mengatasi “sisa-sisanya.”
  Meskipun penyesuaian sebelum pemindahan mungkin optimal, ada banyak manfaat dalam teknologi baru SharePoint. Dalam banyak kasus, penelusuran, analisis penggunaan, dan lainnya sangat membantu meningkatkan visibilitas lama dan tidak terpakai. Misalnyaample, jika suatu organisasi berpindah dari a file membagikannya ke SharePoint, mereka tidak dapat mengetahui konten apa yang masih ada viewed. Namun, setelah berada di SharePoint, Anda dapat membuktikan apakah beberapa konten telah ada viewed sejak dimigrasikan untuk akhirnya menghapus/menghapusnya atau mengarsipkannya, jika perlu.
• Memilih Pendekatan & Peralatan yang Tepat – Awalnya menganalisis konten dan menentukan pendekatan migrasi. Pendekatan migrasi dan alat migrasi harus sesuai dengan kuantitas dan skala konten serta persyaratan lingkungan target (Microsoft 365 example). Memilih alat yang salah atau tidak memilih alat sebelum memulai migrasi dapat mengakibatkan pengerjaan ulang yang signifikan.
• Pastikan Anda Memiliki Konten yang Cukup Rusak – Dengan asumsi Anda menggunakan alat migrasi; Anda harus membagi konten Anda menjadi beberapa bagian berbeda dan menetapkan pemilik konten tersebut. Atur semua konten. Kami telah menggunakan spreadsheet, daftar SharePoint, dan bahkan Access DB yang mungkin berfungsi sehingga Anda dapat mengelola semuanya di satu lokasi. Jika hal ini tidak dilakukan, maka tingkat detailnya tidak spesifik atau cukup mendalam, dan sering kali area utama yang harus dinilai atau diuji terlewat hingga setelah migrasi dan terkadang peluncuran situs. Menyeimbangkan tingkat rincian rincian dan hal-hal yang wajar untuk dilakukan kembaliview bisa jadi menantang. Optimalnya, selalu coba dan uraikan sebanyak mungkin berdasarkan batasan waktu, anggaran, dan sumber daya.
• Validasi Kesiapan Target – Pastikan kuota dan penyimpanan cukup besar, bahwa Anda memiliki lisensi yang memadai, dan pastikan untuk mengonfirmasi bahwa fitur/kemampuan tidak dibatasi, dimatikan, atau dinonaktifkan sebelum migrasi. Hal ini harus dilakukan AWAL dalam fase penilaian karena mungkin memerlukan waktu yang cukup lama untuk menyesuaikan pengaturan/konfigurasi ini di organisasi global yang lebih besar.
  Jangan meremehkan pentingnya memvalidasi bandwidth, identitas, keamanan, dan konfigurasi lain yang juga tersedia dan siap untuk migrasi.
• Uji Migrasi & Dapatkan Perkiraan Durasi Berkisar – Jalankan migrasi tiruan dan uji hasilnya untuk memastikan konten tersedia. Ini juga merupakan cara terbaik untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan migrasi. Migrasi uji coba harus ada di sistem Anda. Hal ini membantu mengidentifikasi masalah keamanan, akun pengguna, atau jaringan apa pun yang mungkin menghambat migrasi (tetapi berada di luar kendali pengguna).
  Selalu andalkan migrasi memakan waktu lebih lama dan anggarkan jadwal Anda secara konservatif sehingga Anda tidak terkejut ketika migrasi memakan waktu lebih lama karena semakin banyak pengguna yang mengakses sistem target (terutama untuk migrasi yang lebih besar/panjang).
• Penandatanganan Migrasi – Jika memungkinkan, Anda tidak ingin memulai migrasi sampai IA Anda dikunci, diterapkan, dan ditandatangani oleh klien (internal). Jika Anda memulai terlalu cepat, Anda akan mendapatkan target yang bergerak dan mengalami kegagalan tambahan karena koordinasi dan tidak merencanakan/mempersiapkan dampak baru. Pada tenggat waktu yang ketat, terkadang klien internal mungkin mendorong untuk memulai lebih cepat (sebelum Anda siap), namun hal ini tidak disarankan. Mengambil pendekatan bertahap dengan persetujuan bertahap sering kali dapat memitigasi risiko ini.
  Jika Anda harus mempercepat jadwal migrasi, pastikan untuk menyertakan fase tindak lanjut wajib untuk pengoptimalan/dukungan tambahan setelah migrasi (dengan asumsi Anda bisa berkreasi dengan anggaran).

HAL UTAMA YANG HARUS DIINGAT

Migrasi yang berhasil memanfaatkan praktik terbaik yang tercantum dalam buku putih ini – sebelum, selama, dan setelah – proses migrasi. Seperti halnya migrasi apa pun, Anda perlu melakukan perencanaan dan analisis yang tepat terhadap sistem lama dan bagaimana sistem tersebut akan dipetakan ke SharePoint. Anda perlu mempersiapkan lingkungan target untuk konten dan penggunaan baru. Anda perlu memastikan migrasi menghasilkan gangguan pengguna sesedikit mungkin. Terakhir, Anda perlu memastikan bahwa arsitektur SharePoint baru menjamin pengalaman yang lebih baik saat ini dan di masa depan.

• Berinvestasilah untuk lebih memahami konten Anda dan cara penggunaannya saat ini.
• Berinvestasilah dalam lebih banyak perencanaan migrasi untuk migrasi yang lebih sukses.
• Berinvestasi dalam jumlah yang lebih besar pada aktivitas pascamigrasi seperti dukungan, adopsi, dan manajemen perubahan.
• Berinvestasilah pada keahlian yang lebih besar dengan tidak melakukan pekerjaan ini sendiri atau tanpa seorang ahli. Temukan teman atau pasangan yang pernah melakukannya dan tahu apa yang diharapkan.

Hal ini tidak selalu mudah, dan itulah sebabnya kami berusaha sebaik mungkin untuk membagikan beberapa panduan yang mungkin dapat membantu Anda. Sampai saat itu tiba, semoga sukses dalam migrasi Anda dari seluruh tim kami dan komunitas SharePoint yang lebih luas.

CATATAN: Sepanjang Laporan Resmi ini, kami mencoba untuk tidak menyoroti layanan kami, namun ini adalah subjek yang kami sukai dan membantu banyak organisasi. Jangan ragu untuk memberi tahu kami Halo@2toLead.com jika Anda tertarik untuk mendapatkan saran atau bantuan tambahan dari tim ahli kami; tidak ada salahnya untuk bertanya.

SUMBER DAYA

Kami memanfaatkan keahlian kami selama bertahun-tahun untuk menyusun whitepaper ini. Kami telah belajar dari upaya kami yang mendapatkan penghargaan dan bersama teman-teman kami di komunitas Microsoft 365. Kami ingin menyoroti keduanya di bagian di bawah ini.

7.1. Buku Putih & Sumber Daya Terkait Kami
Beberapa whitepaper kami yang populer (dan komprehensif):

Masalah SharePoint dan Teams Sprawl yang Paling Umum dan Cara Menemukannya

Buku elektronik ini mencakup 8 permasalahan sprawl paling umum yang dihadapi organisasi saat ini. Masalah-masalah ini mengganggu organisasi di mana pun, dan penyelesaiannya sangat penting untuk meningkatkan waktu dan biaya karyawan. Anda tidak hanya akan mendapatkan wawasan tentang cara mengatasi masalah ini, Anda juga akan mempelajari mengapa masalah ini penting bagi TI dan pengguna akhir.

Topik Inti eBuku

• Memahami Penyebaran Tempat Kerja Digital
• Masalah Sprawl yang Paling Umum dan Cara Mengatasinya

Intranet Microsoft 365: Yang Perlu Anda Ketahui
Ini Kertas putih 160+ halaman memiliki semua yang perlu Anda ketahui agar berhasil memanfaatkan Intranet dan Tempat Kerja Digital Microsoft 365 dan ampmeningkatkan komunikasi dan kolaborasi internal ke tingkat yang lebih tinggi.

Topik Buku Putih Inti

• Memahami Alat Komunikasi dan Kolaborasi Microsoft 365
• Manfaat Intranet dan Tempat Kerja Digital Microsoft 365
• Praktik Terbaik di Bidang Teknologi, Desain, dan Kepemimpinan

Berbagi Eksternal Dengan Office 365: Yang Perlu Anda Ketahui
Ini Kertas putih 30+ halaman menguraikan semua keputusan penting dan cara mengambil keputusan terkait pengaktifan berbagi eksternal di Office 365 dan kapan/di mana Anda mungkin ingin mengonfigurasi atau memperluas kemampuan tersebut.

Apa yang diharapkan

• Keputusan & Panduan Berbagi Eksternal
• Berbagi Eksternal & Peta Jalan Pengguna Eksternal

“Kapan Menggunakan Apa” di Office 365
Ini Kertas putih 70+ halaman adalah panduan untuk memberikan panduan pengguna perusahaan yang tepat untuk Office 365.

Apa yang diharapkan

• Alat Yang Mana Kapan: Opsi, Rekomendasi Skenario & Contohampsedikit

Mengukur Dampak Bisnis & ROI Office 365
Ini Kertas putih 60+ halaman menguraikan banyak pertimbangan utama seputar cara mengukur dampak Office 365 terhadap bisnis sekaligus menguraikan bagaimana Office 365 menyediakan kemampuan pelaporan yang efektif saat ini.

Apa yang diharapkan

• Memahami & Menyelaraskan Tujuan Bisnis
• Dampak Bisnis & ROI Berdasarkan Pemetaan Kemampuan Office 365
• Dampak Bisnis & Perhitungan & Pengukuran ROI Contohampsedikit

Mendorong Adopsi & Penggunaan Office 365: Yang Perlu Anda Ketahui

Ini Kertas putih 70+ halaman menguraikan semua pertimbangan utama saat merencanakan dan meningkatkan teknologi Office 365 dan penerapan pengguna akhir.

Apa yang diharapkan

• Mendorong Praktik Terbaik Adopsi
• Panduan Komprehensif Dalam Membangun Adopsi yang Efektif Campsejajar
• Daftar Periksa Kegiatan Adopsi

Banyak sumber daya dan sumber daya hebat lainnyaamples dapat ditemukan dan diposting secara rutin di situs sumber daya kami di http://Office365Resources.com.

7.2. Perspektif Industri yang Direkomendasikan
Ada banyak laporan dan artikel bagus tentang apa yang baru di Intranet, apa yang inovatif, dan apa yang menjadikan Intranet pemenang penghargaan. Apakah Anda mencari perspektif yang lebih menarik tentang apa yang menjadikan Intranet bagus? Pastikan untuk memeriksa tren terbaru dalam laporan tahunan populer seperti Laporan Nielsen Norman tentang desain Intranet, Laporan Langkah Kedua tentang Inovasi Intranet, yang layak dibaca. Kami merasa terhormat telah mengumpulkan tim yang terdiri dari Neilson Norman, Step Two, dan berbagai pemenang penghargaan lainnya, serta profesional industri luar biasa lainnya.

Mengangkat topi kami kepada pakar industri lainnya
Seperti yang kami sebutkan, kami juga belajar bersama beberapa pakar berbakat yang telah kami temui lebih dari satu kali di komunitas secara umum atau di banyak acara Microsoft 365 secara global. Kami ingin menyoroti mereka di sini.

Susan Hanley
“Sue adalah pakar yang diakui dalam desain, pengembangan, dan implementasi solusi portal yang sukses, dengan spesialisasi di Microsoft SharePoint. Sejak tahun 2015, Sue telah diakui sebagai MVP Microsoft untuk Aplikasi dan Layanan Office. Dia sering menjadi penulis dan pembicara tentang topik membangun portal kolaboratif yang efektif, tata kelola portal, adopsi pengguna, dan arsitektur informasi, serta membangun komunitas praktik dan mengukur nilai investasi manajemen pengetahuan.”

Michal Pisarek
“Michal Pisarek, CEO Orchestry Software, adalah Microsoft SharePoint MVP, sebuah penghargaan yang diberikan kepada para ahli di komunitas Microsoft SharePoint karena berbagi semangat, keahlian teknis, dan pengetahuan dunia nyata. Diakui sebagai pemimpin pemikiran di bidang SharePoint, dia sering menjadi pembicara di banyak acara internasional dan telah direferensikan dalam publikasi dan presentasi oleh organisasi seperti Gartner dan StepTwo.”

Joanne C Klein
Area utama yang menjadi fokus Joanne adalah “… adalah alat Microsoft 365 yang dibuat untuk membantu organisasi melindungi, mempertahankan, dan mengamankan konten tidak terstruktur mereka yang kini diproduksi dengan kecepatan eksponensial. Ini adalah perubahan penting yang harus dilakukan oleh organisasi dan pekerja informasi mereka di tempat kerja digital yang modern saat ini.”

Vlad Catrinescu
“Vlad juga merupakan Microsoft Most Valuable Professional (MVP) sejak 2013 dan memiliki blog sendiri di https://VladTalksTech.com. Dia juga berbagi pengetahuannya dengan berbicara di konferensi di seluruh dunia dan di acara komunitas lokal. Vlad sering ditampilkan sebagai pakar terkait industri lainnya websitus dan blog.”

Tentang 2toLead

2toLead telah diberi label sebagai perusahaan konsultan Microsoft yang murah hati oleh klien dan karyawannya. 2toLead mempekerjakan konsultan tepercaya, bersemangat, dan berpengalaman yang bekerja keras untuk memecahkan masalah bisnis dan teknologi paling menantang yang dihadapi klien kami.

Pengalaman yang Diberikan, Siap Membantu
Baik Anda sedang menyegarkan tempat kerja digital Microsoft 365 atau ingin memulai perjalanan Anda, Microsoft 365 adalah cara jitu untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi digital.

Microsoft 365 out of the box sudah merupakan langkah besar ke arah yang benar, namun merupakan kemajuantages bisa menjadi luar biasa dengan bimbingan yang tepat. Kami ingin menjadi konsultan yang membantu memandu Anda menuju tempat kerja digital yang optimal. Tim kami siap menunjukkan kepada Anda bahwa “Anda akan menyukai cara kami bekerja. Bersama."

3 Cara Teratas 2toLead Membantu Pelanggan

MENINGKATKAN ADOPSI dengan melakukan lebih dari sekadar menerapkan hal-hal dengan benar dan memastikan organisasi Anda bersikap proaktif dalam mendapatkan nilai maksimal dari investasi teknologi Anda.
MENINGKATKAN PENGALAMAN & KETERLIBATAN dengan memahami di mana, bagaimana, dan mengapa pengguna berinteraksi dengan bisnis Anda sambil membangun portal, jaringan sosial, dan bisnis kelas dunia websitus yang disukai pelanggan, mitra, dan pengguna Anda.
MANFAATKAN CLOUD untuk mengurangi biaya, meningkatkan ketangkasan dan kemampuan bisnis di dalam dan di luar organisasi Anda dengan memanfaatkan teknologi cloud seperti Office 365 dan Azure.

Untuk informasi lebih lanjut:

• Kunjungi kami websitus di www.2toLead.com
• Ikuti kami di LinkedIn
• Sukai kami di Facebook
• Ikuti kami di Twitter @2toLead

Kanwal Khipple
Kanwal, Pendiri & CEO 2toLead, adalah pakar Pengalaman Pengguna terkemuka dalam industri SharePoint, dengan pengalaman dalam membangun portal dan solusi pemenang penghargaan yang memanfaatkan kemajuantage dari platform Cloud Microsoft (SharePoint, Microsoft 365 & Azure). Dorongan Kanwal untuk sukses sebagai Pimpinan Kreatif dan Teknis pada proyek telah menjadikannya sebagai penerima penghargaan Neilson Norman untuk 10 Intranet Teratas (2014 & 2015).

Semangat Kanwal terletak pada terus mendorong inovasi pengalaman pengguna ketika mendesain ulang intranet untuk sebagian besar merek terbesar di dunia. Dia terus berkhotbah tentang pentingnya mendesain dengan kegunaan sebagai fokus utama. Rasa haus Kanwal untuk berbagi pengetahuan menjadikannya sosok terkemuka dalam komunitas SharePoint. Karena semangat dan keterlibatannya dalam banyak acara berbasis komunitas, termasuk peluncuran grup pengguna yang sukses di Kanada dan Amerika Serikat, Kanwal telah diakui sebagai MVP SharePoint oleh Microsoft (2009 hingga 2020) dan sebagai MVP Microsoft 365 (2014-2021) . Dia juga ikut menulis buku tentang Pro SharePoint 2013 dan Responsif Web Perkembangan http://amzn.to/sp2013rwd

Jangan ragu untuk menghubunginya jika Anda ingin mendiskusikan proyek Anda, ingin menyampaikan idenya, atau hanya ingin menghubungi ahli teknologi yang ramah.

http://www.twitter.com/kkhipple
www.LinkedIn.com/in/KanwalKhipple
www.Slideshare.net/kkhipple
+1-Telepon: 416-888-7777
Kanwal@2toLead.com

RICHARD HARBRIDGE
Richard adalah Chief Technology Officer dan pemilik di 2toLead. Richard bekerja sebagai penasihat tepercaya di ratusan organisasi, membantu mereka memahami kebutuhan mereka saat ini, kebutuhan masa depan, dan tindakan yang harus mereka ambil untuk tumbuh dan mencapai ambisi berani mereka.
Richard tetap aktif dalam pekerjaannya dan telah memimpin, merancang, dan menerapkan ratusan solusi bisnis dan teknologi yang telah membantu organisasi bertransformasi – secara digital dan organisasi. Richard memiliki hasrat untuk membantu organisasi mencapai lebih banyak hal, baik itu membantu organisasi membangun keindahan websitus untuk mendukung konten hebat dan strategi sosial atau membantu organisasi memanfaatkan teknologi cloud dan seluler yang sedang berkembang untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada anggotanya atau komunitas yang mereka layani.
Richard adalah seorang penulis dan pakar yang diakui secara internasional di bidang teknologi, pemasaran, dan layanan profesional Microsoft. Sebagai pembicara yang banyak dicari, Richard sering mendapat kesempatan untuk berbagi wawasan, pengalaman, dan sarannya mengenai branding, manajemen mitra, jejaring sosial, kolaborasi, ROI, adopsi teknologi/proses, dan pengembangan bisnis di berbagai acara industri di seluruh dunia. Saat tidak berbicara di acara industri, Richard bekerja dengan Microsoft, mitra, dan pelanggan sebagai penasihat bisnis dan teknologi, dan bertugas di berbagai komite, memimpin kelompok pengguna, dan merupakan Anggota Dewan Dewan Kepemimpinan Komunitas Microsoft.

http://www.twitter.com/rharbridge
http://www.LinkedIn.com/in/rharbridge
www.Slideshare.net/rharbridge
+1-Telepon: 416-300-3678
richard@2toLead.com

HANYA AWAL

Kami telah membantu lebih dari 100 organisasi membangun Intranet dan Komunikasi Internal yang lebih kuat.
Dengan bimbingan dari Beberapa MVP Microsoft & Pemenang Penghargaan Neilson Norman, kami dengan senang hati menunjukkan kepada Anda bagaimana kami dapat meningkatkan Intranet dan Tempat Kerja Digital Anda.
Perjalanan Anda menuju tempat kerja digital yang lebih baik dimulai dengan Penilaian 2 Jam Gratis, tanpa kewajiban atau komitmen, terhadap tempat kerja digital Anda.

LANGKAH PERTAMA MENUJU MIGRASI YANG LANCAR

ANDA AKAN MENYUKAI CARA KAMI BEKERJA.
BERSAMA.

Dokumen / Sumber Daya

SharePoint Bermigrasi ke Sharepoint Online dan On Prem [Bahasa Indonesia:] Panduan Pengguna Bermigrasi ke Sharepoint Online dan On Prem, Bermigrasi ke, Sharepoint Online dan On Prem, Online dan On Prem, On Prem

Referensi

• Panduan Pengguna